De 5 meest voorkomende misverstanden over payroll voor je op een rij
Twijfel je erover om payroll in te zetten voor je eigen onderneming? Dan is het een goed idee om je ten eerste te verdiepen in wat payroll precies is, wat het voor je kan betekenen en zeker ook welke voor- en nadelen eraan zitten. In de praktijk zien wij dat ondernemers vaak bepaalde misverstanden over payroll aanhangen, zonder dat zij over voldoende informatie over payrollbedrijven beschikken. Zo horen wij vaak dat men denkt dat payroll duur is, alleen voor grote bedrijven interessant is, niet veilig is en dat de binding met het personeel verloren gaat op het moment dat er voor payroll gekozen wordt. Bij Payingit weten wij dat dit absoluut niet waar is, vandaar dat wij je in deze blog graag meer informatie bieden en de misverstanden over payroll bespreekbaar maken.
Wat houdt Payroll precies in?
Voordat je überhaupt over payroll nadenkt, is het handig om te weten wat het precies is. Payroll houdt in dat je als ondernemer met personeel in dienst, je werkgeverschap en alle verplichtingen die erbij komen kijken aan een payroller uit handen kunt geven. Dit betekent dat er tussen jou en het payrollbedrijf een opdrachtovereenkomst wordt getekend, waarna het payrollbedrijf de salarisadministratie en het juridische werkgeverschap over je personeel bij je uit handen neemt. Het gevolg hiervan is dat de werknemers die je bij de payroller aanmeldt van je eigen loonlijst verdwijnen en op de loonlijst van het payrollbedrijf komen te staan. Je werknemer wordt door het payrollbedrijf tewerkgesteld bij jouw bedrijf.
Wat kan Payingit voor je betekenen?
Bij Payingit bieden wij payroll, uitzend services, salarisadministratie en ZZP factoring aan. Dit betekent dat wij je op meerdere vlakken kunnen bijstaan bij het leiden van je eigen bedrijf en personeel. Wij zijn gespecialiseerd in uitbesteed werkgeverschap en helpen je graag om stress rondom HR-administratie en loonuitbetalingen bij je weg te nemen. Dit zorgt ervoor dat je meer tijd en energie overhoudt, dat je in het reilen en zeilen van je onderneming kunt steken. Het gaat ons erom dat je ontzorgd wordt en je weet dat je personeel bij ons in goede handen is.
Welke voor- en nadelen zitten er aan een samenwerking met een payrollbedrijf?
Wist je dat er los van elkaar zowel voor- als nadelen aan payroll zitten voor de opdrachtgever als de werknemer? Hieronder lees je ze allemaal terug.
De voor- en nadelen voor de opdrachtgever
Om te beginnen worden de voor- en nadelen van payroll voor de opdrachtgever voor je op een rijtje gezet. Als ondernemer met personeel in dienst, doe je afstand van alle administratieve taken die je hebt. Dit is een groot voordeel aangezien je zelf niet langer tijd in de salaris- en personeelsadministratie hoeft te steken.
Daarnaast doe je afstand van bepaalde werkgeversrisico’s als je voor payroll kiest. Je bent namelijk niet langer verantwoordelijk voor het doorbetelen bij verzuim van de werknemer. Onder dit verzuim vallen ziekte en arbeidsongeschiktheid. Je hoeft ook geen (ontslag)vergoeding te betalen. Al deze kosten komen op het bordje van het payrollbedrijf terecht. Als laatste is het interessant om te weten dat je een stuk flexibeler met je personeel om kunt gaan. Doordat je personeel een payrollovereenkomst tekent, kun je deze overeenkomst zonder al te veel moeite beëindigen. Houd er wel rekening mee dat dit alleen kan als de medewerker geen bepaalde tijd of vast arbeidscontract tekent.
Het enige nadeel van payroll voor de inlener is dat je een bepaalde fee betaald aan het payrollbedrijf. Deze fee betaal je over het salaris dat je personeel uitgekeerd krijgt. Bij Payingit maken wij altijd inzichtelijk op welke manier de fee bij ons is opgebouwd, zodat je nooit voor vervelende financiële verrassingen komt te staan.
De voor- en nadelen voor de werknemer
Een belangrijk voordeel voor de werknemer dat aan payroll gekoppeld zit is dat er altijd een vaste datum of dag aan de salarisuitbetaling zit. Het salaris wordt correct aan het personeel uitbetaald. Verder is er meer zekerheid voor de werknemer, aangezien er loondoorbetaling bij ziekte is en de werknemer op de payroll gewoon recht heeft op collectieve (sociale) verzekeringen en de uitbetaling van vakantiedagen en vakantiegeld. Daarnaast werken payroll bedrijven met de ABU- of NBBU cao, die pleit dat de werknemer via het payrollbedrijf net zoveel uurloon dient te ontvangen als een werknemer die in dienst is van het inlenende bedrijf. Er kan dus geen verschil in uurloon voor dezelfde functie ontstaan.
De nadelen van payroll voor de werknemer kunnen zijn dat de secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen afwijken van het payrollbedrijf in vergelijking met het inlenende bedrijf. Verder kan een payrollkracht misschien het idee hebben dat zij minder binding met het team in dienst van de inlener. In de praktijk blijkt dit na rondvragen eigenlijk geen rol te spelen, dus dit is een nadeel dat niet voor iedere payroll werknemer opgaat.
Deze 5 misverstanden over payroll hoeven je niet langer bezig te houden
Heb je gehoord dat er bepaalde uitspraken over payroll worden gedaan, die in de praktijk misschien helemaal niet waar hoeven te zijn? Dan kan het zijn dat je met misverstanden over payroll te maken hebt, die je eigenlijk voor niets tegenhouden om met een payrollbedrijf in zee te gaan. Payingit deed onderzoek naar de 5 meest voorkomende misverstanden over payroll. Wij leggen je graag uit waarom het in deze 5 gevallen om een misverstand gaat. Hierdoor hopen wij je voldoende informatie te hebben geleverd om je twijfels over payroll bij je weg te nemen.
1. Payrolling is niet veilig
Zodra je ervoor kiest om een payrollbedrijf in te schakelen, is het belangrijk dat je checkt of dat bedrijf over de juiste certificeringen beschikt. Dit kun je doen door op hun website te kijken of het op de man af te vragen. Twijfel je over de professionaliteit of betrouwbaarheid van de payroller? Dan kun je online vaak reviews over hun bedrijf doorlezen. Krijgen zij veel en positieve reviews? Dan is de kans groot dat het payrollbedrijf betrouwbaar is. Ga vooral met hen in gesprek om erachter te komen of zij kundig genoeg, klantvriendelijk en gecertificeerd zijn.
De certificeringen waarover een payrollbedrijf dient te beschikken zijn de ISO en NEN-certificatie. Dit is belangrijk om te checken, aangezien je als ondernemer aansprakelijk blijft op de afdracht van sociale verzekeringspremies en belastingen. Het payrollbedrijf neemt deze afdrachten van je over. Als zij het netjes op tijd betalen, is er geen enkel probleem. Betalen zij niet of te laat? Dan ben jij alsnog verantwoordelijk en dien je dit zelf af te dragen. Betrouwbare payrollbedrijven nemen hun verantwoordelijkheid en dragen alles dat je af dient te dragen op tijd aan de juiste instanties af. Kies je voor een goede payroller? Dan is het zeker een veilige keuze.
2. Wanneer je payroll inschakelt verlies je de binding met je personeel
Dit is niet waar! Je personeel blijft gewoon bij je werken, maar komt op de loonlijst van het payrollbedrijf te staan. Dit betekent dat alles rondom de HR-administratie en de uitbetaling van het loon via de payroller verloopt. De rest verloopt altijd via jou. De personeelsleden die op de payroll staan, krijgen dezelfde arbeidsvoorwaarden als personeel dat direct bij je in dienst is. Je stuurt je eigen mensen aan op de werkvloer, werft nieuw personeel en bepaalt wie er wel of niet bij je komt of blijft werken. Dit is dus één van de misverstanden over payroll, waar jij je geen zorgen meer om hoeft te maken.
3. Payroll is duur
Eén van de grootste misverstanden over payroll is, dat het duur zou zijn. Je kunt het zo duur maken als je zelf wil. Het is waar dat je een fee aan de payroller betaald, maar deze fee wisselt per payrollbedrijf. De prijzen voor payroll zijn in de afgelopen jaren gedaald en dit komt omdat de vraag is toegenomen. Dit betekent dat je vandaag de dag ongeveer evenveel voor payroll betaald, als wanneer je besluit om je eigen personeel op de loonlijst van je bedrijf te zetten. Een goed voorbeeld is als volgt; één medewerker verlonen is duurder dan er 50 tegelijk te verlonen.
De fee die je aan het payrollbedrijf betaald dekt de kosten van de risico’s dat het payrollbedrijf bij je uit handen neemt. Zodra je een payroller inschakelt, hoef je geen arbeidsongeschiktheid, pensioen, verzekeringen en verlof te betalen. Dit komt voor rekening van het payrollbedrijf. Zelfs wanneer je personeel langdurig ziek wordt, krijg je hier geen factuur voor doorgestuurd vanuit het payrollbedrijf. Informeer gerust welke fees wij bij Payingit hanteren.
4. Payroll past alleen bij grote bedrijven
Niet waar. Het is al mogelijk om een payrollbedrijf in te schakelen als je één werknemer hebt. Daarnaast kan payroll voor startende ondernemers met een aantal personeelsleden in dienst, juist een uitkomst zijn. Dit komt doordat een payrollbedrijf de loonkosten vaak voorschiet. Het scheelt een startende ondernemer ook veel tijd om geen personeelsadministratie bij te hoeven houden. Daarnaast neemt het payrollbedrijf bepaalde risico’s van je over, waardoor je financieel gezien minder tegenslagen te verwerken kunt krijgen. Is je personeel langdurig ziek? Dan betaal je geen ziektekosten als je met een payrollbedrijf samenwerkt. Payroll is geschikt voor startende, middelgrote en grote bedrijven.
Een vereiste is dat je in ieder geval personeel bij je op de werkvloer hebt rondlopen, zonder personeel heb je namelijk geen payrollbedrijf nodig. Payingit kijkt graag samen met jou naar een plan op maat. Wij komen graag alles over je onderneming te weten, zodat wij je zo goed mogelijk kunnen bijstaan.
5. Payroll is hetzelfde als uitzenden
Dit klopt niet. Wij merken dat veel ondernemers denken dat payroll hetzelfde is als uitzenden. Personeel dat als uitzendkracht werkt, is in dienst van een uitzendbureau. Dit personeelslid wordt tijdelijk bij een bedrijf ingezet om daar te werken. Personeel dat via een uitzender komt, kan tegelijkertijd voor meerdere bedrijven werken. Payroll houdt in dat jouw eigen personeelsbestand of een deel ervan op de loonlijst van het payrollbedrijf wordt gezet. Je kiest dus je eigen personeel uit, maar laat de personeelsadministratie en uitbetaling van het personeel aan de payroller over. Het personeel dat je aan het payrollbedrijf toevertrouwt, is in dienst bij de payroller, maar werkt alleen voor jou en niet voor andere opdrachtgevers.
Daarnaast zorg je zelf voor de werving en selectie van je personeel. Hierdoor weet je altijd precies wie er bij je komt werken en kies je personeel uit dat binnen je team en organisatie past. Zodra je geschikt personeel hebt gevonden, meld je ze aan bij het payrollbedrijf om de verdere HR- en financiële administratie rond te krijgen.
