Home Blog De 9 regels voor een effectieve backoffice

De 9 regels voor een effectieve backoffice

Wij noemen Payingit vol trots dé backoffice partij voor arbeidsbemiddelaars! Wij weten als geen ander hoe belangrijk een effectieve backoffice is voor het succes van een uitzendbureau. Daarom delen wij graag onze jarenlange ervaring en belangrijke lessen met je, die wij door vallen en opstaan hebben geleerd. De 9 regels zijn verdeeld over drie belangrijke thema’s, die allemaal essentieel zijn voor een goed werkende backoffice. Elke set van drie regels is gericht op het verbeteren van je administratie, je communicatie met de opdrachtgevers en de manier waarop je gegevens verwerkt.

Bij Payingit delen wij onze expertise op het gebied van backoffice dienstverlening graag met je. Het heeft ons geholpen om een betrouwbare en effectieve partner te worden voor arbeidsbemiddelaars in Nederland. Wij hopen dat onze regels je zullen helpen om je backoffice te optimaliseren en je bedrijf naar een hoger niveau te tillen!

Thema 1: Service & communicatie

Door de jaren heen hebben wij geleerd dat een uitstekende service en heldere communicatie de sleutel zijn tot succes voor je bedrijf. Dit is waarom wij in Thema 1 van onze “9 regels voor een effectieve backoffice” aandacht besteden aan deze essentiële aspecten van je dienstverlening. Door je afspraken na te komen, snel te reageren op vragen van klanten en duidelijke doelen te stellen en deze na te streven, kun je jouw klanten tevreden houden en je reputatie als betrouwbare partner versterken. Bij Payingit zetten wij ons dubbel en dwars in om deze regels na te leven, zodat wij het goede voorbeeld geven aan onze eigen klanten.

Regel 1.1 Kom altijd je afspraken na

Om een succesvol uitzendbureau te runnen, is het belangrijk om de afspraken die je maakt, altijd na te komen. Dit zorgt voor meer vertrouwen bij je werknemers én de eindklanten waar je mee samenwerkt. Bij Payingit zeggen wij: als dienstverlener ben je net zo goed als je laatste nagekomen afspraak! Meer informatie en inspiratie over het nakomen van afspraken lees je in deze blog terug. Daarnaast heb je de eerste 3 maanden een vast aanspreekpunt bij ons, zodat je korte lijntjes hebt met ons team. Je vaste aanspreekpunt is altijd 100% op de hoogte van de voortgang, gemaakte afspraken en punten waar je eventueel tegenaan loopt.

Regel 1.2 Reageer binnen 24 uur op een vraag

Wanneer je een uitzendbureau hebt, is het belangrijk dat klanten een positieve indruk van je krijgen. Dit kun je bereiken door de best mogelijke klantenservice aan ze aan te bieden. Probeer bijvoorbeeld om altijd binnen 24 uur antwoord te geven op een vraag vanuit de klant. Hierdoor verbeter je de onderlinge samenwerking en weet de klant dat zij op je kunnen vertrouwen. Meer informatie en inspiratie over dit onderwerp lees je hier terug.

Regel 1.3 Begin with the end in mind

Wij geloven sterk in het belang van het stellen van doelen voor het bereiken van succes met je uitzendbureau. Deze regel benadrukt het hebben van een duidelijk einddoel, maar ook tussentijdse doelen die duidelijk en haalbaar zijn. Door te werken met een specifiek doel voor ogen, kun jij je gedrag in lijn brengen met het gewenste resultaat. Bij Payingit stellen wij regelmatig gezamenlijke doelen op voor onze backoffice, zoals het verminderen van het aantal fouten of het verbeteren van onze reactietijd op vragen van onze klanten. Door deze doelen helder te communiceren en te monitoren, weet ons hele team wat wij willen bereiken en hoe we daar met z’n allen kunnen komen.

Een duidelijk doel kan leiden tot betere prestaties, efficiëntie en een betere samenwerking binnen je team. Bij Payingit hebben wij gemerkt dat het stellen van duidelijke doelen ons heeft geholpen om te groeien en ons te blijven verbeteren als backoffice dienstverlener. Wij moedigen je daarom aan om hetzelfde te doen voor je eigen bedrijf.

Thema 2: Eerlijk geregeld

Bij ons staat eerlijkheid en transparantie hoog in het vaandel. Dit is waarom wij in Thema 2 van onze “9 regels voor een effectieve backoffice” aandacht besteden aan eerlijkheid binnen onze dienstverlening. Bij ons kun je uitgaan van open en eerlijke communicatie. Wij zijn transparant in alles wat wij doen en zorgen ervoor dat je altijd op de hoogte bent van wat er gebeurt als het op je backoffice aankomt. Ons team streeft ernaar om je de beste service te bieden, zonder onverwachte verrassingen. What you see is what you get!

Wij geloven dat transparantie de basis vormt voor een succesvolle samenwerking en wij zullen er altijd voor zorgen dat je precies weet waar je aan toe bent bij een samenwerking met ons als jouw persoonlijke backoffice dienstverlener.

Regel 2.1 Full service is bij Payingit ook écht full service

Bij ons ontvang je geen factuurtje achteraf. Bij Payingit kun je voor een All-in pakket kiezen, dit houdt in dat je een vast tarief betaald inclusief;
– ADV
– Pensioen
– Eindejaarsuitkering
– Gratis toegang tot alle portals
– Debiteurenbeheer
– Juridisch advies

Regel 2.2 Geen stille verhogingen

Wij zijn proactief en communiceren open en eerlijk over eventuele verhogingen in ons tarief of kosten die achteraf in rekening worden gebracht. Wees daarnaast welkom op onze kennis sessies over cao- en wetswijzigingen. Jij bent altijd de eerste die over veranderingen hoort! Zeker als de veranderingen invloed hebben op de prijs die je bij ons betaald. Lees er meer over in deze uitgebreide blog!

Regel 2.3 Medewerkers krijgen altijd salaris, ook als ze ziek zijn, juist als ze ziek zijn

Bij Payingit vinden wij het belangrijk om te zorgen voor je werknemers, ook op momenten dat zij ziek zijn. Deze regel benadrukt dat je werknemers altijd hun salaris dienen te ontvangen, zelfs als ze ziek zijn. Wij begrijpen dat dit soms lastig kan zijn voor jou als werkgever, maar het is essentieel om ervoor te zorgen dat je werknemers zich gesteund voelen en zich kunnen richten op hun herstel. Vandaar dat wij dit werkgeversrisico als dé backoffice partij voor arbeidsbemiddelaars bij je uit handen nemen.

Als je meer wil informatie wil over hoe je ervoor kunt zorgen dat je werknemers altijd hun salaris ontvangen, zelfs als ze ziek zijn, raden wij je aan onze speciale blog over dit onderwerp te lezen. Hierin bespreken wij hoe je ervoor kunt zorgen dat je backoffice goed is georganiseerd en hoe je werknemers altijd krijgen waar ze recht op hebben!

Thema 3: De correcte verwerking

Efficiëntie en nauwkeurigheid zijn daarnaast cruciaal voor het succesvol verwerken van gegevens en het plaatsen van de juiste werknemers bij de juiste klanten. In dit thema, staan wij garant voor een snelle en foutloze afhandeling van de inschrijving, het contractproces en het uitbetalen van werknemers. Bij Payingit bieden wij contracten binnen 24 uur aan, wat betekent dat werknemers snel aan de slag kunnen en het uitzendbureau efficiënter kan werken. Daarnaast hebben wij PAGO ontwikkeld, wat misschien wel het klantgerichtste uitzendportaal van Europa is.

Met ons geavanceerde systeem en onze jarenlange ervaring op het gebied van gegevensverwerking, kun je erop vertrouwen dat ons team de beste ondersteuning biedt bij het plaatsen van de werknemers bij de juiste klanten.

Regel 3.1 Zorg dat een medewerker binnen 24 uur een contract heeft

Wij weten dat tijd een belangrijke factor is bij het succesvol plaatsen van een werknemer bij een eindklant. Deze regel staat dan ook in het teken van een snelle afhandeling van de inschrijving en het contract, zodat de werknemer snel en efficiënt bij de klant geplaatst kan worden. Wij streven er altijd naar om de inschrijving en het contractproces binnen 24 uur af te ronden, zodat de werknemer snel aan de slag kan. Dit draagt bij aan een vlotte samenwerking tussen de werknemer, het uitzendbureau en de eindklant. Bovendien zorgt dit ervoor dat de werknemer op tijd en op de juiste manier uitbetaald kan worden.

Wil je als uitzender een grote groep werknemers migreren? Dan kun je gebruik maken van onze handige overstapservice. In deze blog vind je daar meer informatie over terug.

Regel 3.2 De juiste plaatsingen bij de juiste klanten

Deze regel staat in het teken van het belang van de juiste plaatsingen bij de juiste klanten. Bij Payingit weten wij dat de juiste match tussen kandidaat en klant essentieel is voor het succes van je uitzendbureau. Daarom zorgt ons team er altijd voor dat de juiste personen bij de juiste eindklant worden geplaatst en er geen verwarring ontstaat. Als je meer wil weten over wat er mis kan gaan bij verkeerde plaatsingen en hoe je dit kunt voorkomen, nodigen wij je uit om onze blog over dit onderwerp te lezen. Wij delen graag onze kennis en ervaringen met je om ervoor te zorgen dat jij de beste service kunt bieden aan je eigen klanten en kandidaten.

Regel 3.3 PAGO – Misschien wel het klantgerichtste uitzendportaal van Europa

PAGO is onze eigen software die we hebben ontwikkeld om verschillende portals en softwarepakketten te vervangen. Dit zorgt ervoor dat een uitzendbureau bijvoorbeeld alle facetten in één systeem bij elkaar heeft. Dit omvat het inschrijven van medewerkers, het registreren van uren van medewerkers, het inrichten van (eind)klanten, het doen van een kredietcontrole met betrekking tot de eindklanten en het inzichtelijk hebben van de margeoverzichten.

Heb je een vraag?

Laat je gegevens achter en dan bel ik je binnen 1 dag terug!

020-2252510 Neem contact op Maak direct een afspraak
Joep de Heer Business Development Representative