Hoe zit het met het studiekostenbeding? Dit wil je weten als werkgever!
Het is interessant om medewerkers een cursus, opleiding of studie aan te bieden op kosten van je bedrijf. Hierdoor ontwikkelt het personeel zich sneller en heb je uiteindelijk meer aan de kennis die je medewerkers in het team brengen. Het is belangrijk om afspraken te maken over een mogelijke terugbetaling van de studiekosten, als de werknemer eerder dan de terugbetaal termijn bij je onderneming stopt. Je wil natuurlijk niet voor opleidingen betalen, waarna de werknemers gelijk na de afronding van de opleiding ontslag nemen en hun opgedane kennis ergens anders naartoe brengen. Vandaar dat je een studiekostenbeding in hun contract kunt opnemen.
Op deze pagina lees je meer informatie over het studiekostenbeding en welke voorwaarden hieraan vastzitten. Je leest welke afspraken je hier als werkgever in terug kunt laten komen en welke mogelijkheden dit beding jou biedt. Verder worden de wijzigingen in het studiekostenbeding omschreven en kom je erachter op welke manier de werknemer de studiekosten aan je terug kan betalen. Je leest ook hoe er gehandeld dient te worden als er ontslag plaatsvindt.
Wat houdt het studiekostenbeding precies in?
Als werkgever heb je het beste voor met je personeel. Je wil dat je personeel hard voor je werkt, maar dan dien je er ook iets voor terug te geven. Dit kun je doen door het mogelijk te maken om cursussen, opleidingen of studies te volgen, op kosten van jou als werkgever. Op deze manier stimuleer je de ontwikkeling van je personeel en krijg je er uiteindelijk beter opgeleid personeel met meer kennis en kunde voor terug. Deze investering doe je niet zomaar. Je wil er natuurlijk wel de voordelen van kunnen meemaken. Het is belangrijk om afspraken te maken over de studiekosten, als je personeel tussentijds bij je bedrijf weg wil gaan. Stel een studiekostenbeding op, waarin je afspraken maakt met personeel over de mogelijke terugbetaling van de studiekosten, mocht dit nodig zijn.
Het studiekostenbeding vertelt jullie wie verantwoordelijk is voor de kosten van een studie en op welk moment die verantwoordelijkheid verschuift. Er kan bijvoorbeeld een minimaal aantal werkjaren in het studiekostenbeding worden vastgelegd. Wanneer iemand minimaal 3 jaar bij je blijft werken na het afronden van de studie die je als werkgever betaald, kun je bijvoorbeeld alle studiekosten kwijtschelden. Verder leg je hier ook afspraken in vast over het volgen van de studie, cursus of opleiding, kan dit bijvoorbeeld onder werktijd of dient de medewerker dit in zijn/haar vrije tijd te doen? En wat gebeurt er met de studiekosten als de arbeidsovereenkomst eindigt? Het is een goed idee om hier duidelijke afspraken over op papier te zetten, voordat de werknemer aan de opleiding, cursus of studie begint.
Welke voorwaarden zitten eraan een studiekostenbeding?
Het is wettelijk niet vastgelegd aan welke voorwaarden het studiekostenbeding moet voldoen. Je mag als werkgever in overleg met de werknemer zelf afspraken en voorwaarden in het studiebeding opnemen. Er zijn natuurlijk wel een aantal eisen, waaraan het studiekostenbeding moet voldoen, om rechtsgeldig te zijn. Deze drie punten dien je in ieder geval in het studiekostenbeding op te nemen:
1. Het is belangrijk dat je in het studiekostenbeding opneemt hoe lang je als werkgever baat hebt bij de verworven kwaliteiten, kennis en kunde van de werknemer, die uit de gevolgde cursus, opleiding of studie naar voren gaan komen. Het is alleen mogelijk om in deze vooraf afgesproken periode geld terug te vragen bij de werknemer. Het meest logische is om bijvoorbeeld een periode van 1 tot 3 jaar in het studiekostenbeding op te nemen. Gedurende deze 1 tot 3 jaar na het afronden van de studie, opleiding of cursus, kunnen de kosten op de werknemer verhaald worden, als hij of zij eerder bij de werkgever stopt of ontslagen wordt.
2. Verder dient er in het studiekostenbeding vastgelegd te worden dat er sprake is van een glijdende schaal. Als de werknemer bijvoorbeeld twee jaar voor de werkgever dient te blijven werken, kun je vastleggen dat er in het eerste half jaar na uitdiensttreding 100% van de kosten wordt verhaald op de werknemer. Gaat iemand binnen 6 maanden tot een jaar uit dienst? Dan kun je 75% van de kosten terugvorderen. Wil iemand al na 1 jaar uit dienst, dan vraag je 50% van de kosten terug en tussen 1,5 tot 2 jaar kun je nog 25% van de kosten terugvragen. Zorg ervoor dat je in het studiekostenbeding duidelijk bent over de termijnen en percentages. Dan kun je hier altijd op terugvallen, mocht dat in de praktijk nodig zijn.
3. Je kunt nooit een studiekostenbeding hanteren, als de werknemer van tevoren niet op de hoogte is van de afspraken die in het studiekostenbeding vastgelegd zijn. Het is van belang dat je het studiekostenbeding voor aanvang van de cursus, opleiding of studie door de medewerker laat lezen en schriftelijk laat ondertekenen. Zet er zelf ook altijd je handtekening onder.
Het studiekostenbeding dat je voor je personeel opstelt, moet bovendien voldoen aan de Europese Richtlijn voor de transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden. Deze Europese Richtlijn is per 1 augustus 2022 van kracht.
Wat voor afspraken kun je in dit beding voor je werknemer terug laten komen?
Je kunt ervoor kiezen om afspraken in het studiekostenbeding vast te leggen. Deze afspraken kom je overeen met de werknemer. Zet er bijvoorbeeld in dat de werknemer het openstaande bedrag terug moet betalen wanneer hij of zij ontslag neemt of een nieuw contract weigert. Zet er ook in gedurende welke periode de werknemer studiekosten moet terugbetalen. Vaak wordt er een periode tussen de 1 en 3 jaar vastgelegd. Zet zwart op wit in het studiekostenbeding wanneer de werknemer welk bedrag moet terugbetalen. Bereken hoeveel studiekosten de werknemer je maandelijks schuldig is gedurende de periode die je overeen bent gekomen. Elke maand dat de werknemer eerder stopt dan de afgesproken termijn, betekent een bepaalt bedrag dat aan jou betaald moet worden.
Welke mogelijkheden biedt een studiekostenbeding aan de werkgever?
Als werkgever biedt het studiekostenbeding je een aantal interessante mogelijkheden. Je kunt er namelijk voor kiezen om een vast bedrag te rekenen voor de terugbetaling van de gemaakte kosten. Houd er rekening mee dat dit bedrag nooit hoger is dan de daadwerkelijke kosten die je voor de cursus, opleiding of studie hebt betaald. Je kunt er ook voor kiezen om de studiekosten af te trekken van de transitievergoeding, neem dit dan wel duidelijk op in het studiekostenbeding. Kies je ervoor om de werknemer tijdens werktijd te laten studeren? Dan kun je de loonkosten over deze periode ook in het studiekostenbeding opnemen.
Het interessante aan een studiekostenbeding is dat je deze per werknemer kunt opstellen, maar je kunt er ook voor kiezen om een algemeen studiekostenbeding in de arbeidsovereenkomst voor al je personeel plaatsen. Zo kun je altijd ergens op terugvallen, ook als je bent vergeten om de medewerker een studiekostenbeding te laten tekenen voor de aanvang van de cursus, opleiding of studie. Op die manier heb jij jezelf in ieder geval gedekt. Leg het studiekostenbeding wel uit voordat je personeel het arbeidscontract ondertekent. Je bent namelijk verplicht om toe te lichten waar je personeel precies voor tekent als zij bij je komen werken.
Welke wijzigingen vinden in het studiekostenbeding plaats?
Per 1 augustus 2022 vinden er veranderingen in het studiekostenbeding plaats. Vanaf dat moment is de Europese richtlijn ‘Transparante en Voorspelbare Arbeidsvoorwaarden’ van kracht. Deze richtlijn moet in alle Europese lidstaten nagestreefd worden. Het zorgt ervoor dat medewerkers van betere arbeidsvoorwaarden gebruik kunnen maken. Als werkgever moet de scholing die je aan personeel aanbiedt binnen bepaalde kaders vallen, is dit niet het geval? Dan hoeft het personeel de studiekosten ook niet terug te betalen. Daarnaast wordt het verplicht dat personeel cursussen en opleidingen tijdens werktijd volgt. Dit mag niet meer in de eigen tijd van de werknemer plaatsvinden.
De Europese Unie komt later in 2022 met de exacte richtlijnen naar buiten, daar is op dit moment nog geen duidelijkheid over.
Zorg dat er sprake is van een glijdende schaal
De glijdende schaal houdt in dat na verloop van tijd, de studiekosten die overblijven voor de werknemer steeds minder worden. De glijdende schaal kun je heel makkelijk toepassen. Als voorbeeld kun je denken aan een studie voor je werknemer, waarbij je ervoor kiest om de terugbetaling na 3 jaar te laten vervallen. De glijdende schaal zet je op dat moment in door iedere maand die voorbijgaat, 1/36e van de totale studieschuld te laten vervallen. Het kwijtschelden van stukjes studieschuld van je werknemer, naarmate zij langer bij je in dienst blijven is meer dan normaal. Je mag zelf kiezen in welke termijn je de studieschuld van je personeel laat afnemen. Dit kun je maandelijks, per drie maanden, halfjaarlijks of jaarlijks laten afnemen.
Ook nu geldt, zorg dat je alle voorwaarden in het studiekostenbeding opneemt. Wanneer medewerkers vragen hebben, kun je ze op de afspraken in het studiekostenbeding wijzen.
Op welke manier dient de werknemer de studiekosten terug te betalen?
De werknemer kan ervoor kiezen om de studiekosten met de eindafrekening te laten verrekenen. Je mag de studiekosten dan van het laatste loon, de openstaande vakantiedagen en het vakantiegeld van de werknemer aftrekken. Je moet er dan wel rekening mee houden dat je niet lager dan het minimumloon of een beslagvrije voet uitkomt. Red de werknemer het niet om alle studiekosten met de eindafrekening te verrekenen? Dan dien je de werknemer nog een rekening met het openstaande bedrag te sturen. Vermeld hier altijd een betaaltermijn bij.
Hoe kun je de studiekosten terugbetaald krijgen bij ontslag van de werknemer?
Het kan zijn dat de studiekosten van een ontslagen werknemer worden kwijtgescholden. Dit hoeft niet altijd zo te zijn, want dit hangt af van de afspraken die er in het studiekostenbeding zijn vastgesteld. Er kan sprake zijn van onredelijkheid in het terugvorderen van de studiekosten. Dit is bijvoorbeeld het geval als er een werknemer wordt ontslagen doordat er een reorganisatie plaatsvindt. Het kan ook zijn dat je als werkgever besluit om het tijdelijke contract van de werknemer niet te verlengen. Heerst er een onzekere situatie op het werk en neemt de werknemer hierdoor ontslag? Dan kan er ook sprake zijn van een onredelijke terugvordering van de gemaakte studiekosten.
Het is belangrijk om als werkgever duidelijke afspraken over het terugbetalen van studiekosten in het studiekostenbeding op te nemen. Hierdoor kun je in lastige situaties altijd wijzen op de voorwaarden die in het studiekostenbeding vermeldt staan. Je kunt er ook voor kiezen om de studiekosten met de eindafrekening te verrekenen. Zorg er dan wel voor dat het wettelijk minimumloon gehanteerd blijft. Je mag als werkgever nooit het gehele loon van je (ex)werknemer inhouden. Zij kunnen op dat moment een loonvorderingsprocedure starten en dit wil je als werkgever voorkomen.
