Tips voor werkgevers om een goede eerste werkdag van een nieuwe werknemer vorm te geven
De eerste werkdag is niet alleen spannend voor de nieuwe werknemer, maar ook voor jou als werkgever. Voorkom dat de eerste dag een vervelende sleur of ervaring wordt. In deze blog lees je handige tips terug waarmee je de eerste werkdag van nieuw talent vlekkeloos kunt laten verlopen. Steek de tips vooral in je zak en ga er actief mee aan de slag. De eerste indruk van nieuwe werknemers werkt twee kanten op. De nieuwe werknemer wil zichzelf op de eerste dag bewijzen aan de nieuwe werkgever en het nieuwe team. Andersom wil je als werkgever en team ook een positieve eerste indruk op nieuwe werknemers maken. Zo zorg je vanuit beide kanten voor een vliegende start.
Tip 1: Steek voldoende tijd en aandacht in de voorbereidingen van de eerste werkdag
Heb je een nieuwe werknemer in dienst genomen? Dan is het belangrijk dat je alle voorbereidingen voor de eerste werkdag in gang zet. De eerste werkdag is belangrijk en maakt veel indruk op het nieuwe teamlid. Vandaar dat je als werkgever wil dat dit zonder problemen verloopt. Daarnaast kom je professioneel over als je een duidelijk inwerktraject aan de nieuwe werknemer kunt aanbieden. Zaken die je voor de eerste werkdag van nieuwe werknemers geregeld wil hebben zijn als volgt:
– Zorg dat het hele team op de hoogte is van de komst van de nieuwe collega
– Richt de werkplek van het nieuwe teamlid in en check of alle apparatuur naar behoren werkt
– Kies het onboarding programma, passend bij de functie van de werknemer en print dit uit
– Maak een handige planning voor het verloop van de eerste werkdag van nieuwe werknemers, zo weet iedereen wat er staat te gebeuren en kan iedereen zijn of haar taak op zich nemen die bij deze dag komt kijken
– Je kunt alvast bedenken aan welke directe collega je de nieuwe werknemer koppelt. Wanneer je met een buddy systeem werkt zorg je ervoor dat de nieuwe werknemer zich niet verloren voelt. De buddy is de collega waar de nieuwe werknemer alles aan kan vragen en die hem of haar op sleeptouw neemt in de eerste weken
Tip 2: Enthousiasmeer de rest van het team voor de komst van de nieuwe werknemer
Vaak zit er een korte periode tussen de eerste werkdag van een nieuwe werknemer en de ondertekening van het arbeidscontract. Je kunt er in die periode wel voor zorgen dat de betrokkenheid van de nieuwe werknemer bij je team en bedrijf begint te groeien. Je kunt dit doen door zelf enthousiast te zijn over de indiensttreding van de nieuwe werknemer. Stuur hem of haar bijvoorbeeld alvast wat informatie toe en voeg de werknemer toe op LinkedIn. Je kunt de directe teamleden van de nieuwe werknemer vragen om hem of haar ook op LinkedIn te contacten. Dit zorgt vaak voor een gevoel van een warm welkom.
Heb je toevallig een teamuitje of een teambuilding activiteit gepland staan in de periode dat de nieuwe werknemer nog niet start? Dan is het attent om hem of haar hier wel voor uit te nodigen. Op die manier kan de nieuwe werknemer alvast kennismaken met het team. Het is natuurlijk leuk en laagdrempelig om de nieuwe werknemer tijdens een diner, uitje of workshop of training te introduceren aan de rest. Verder kun je de nieuwe werknemer ook alvast toevoegen aan de groepsapp op Whatsapp. Dan heeft iedereen elkaars nummer alvast uitgewisseld.
Tip 3: Geef het nieuwe teamlid een warm welkom
Zorg altijd dat de eerste officiële werkdag van nieuwe werknemers op locatie plaatsvindt. Een warm welkom maakt de beste indruk. Je kunt de nieuwe werknemer direct op zijn of haar gemak stellen door de nieuwe werknemer op te laten vangen door iemand die hij of zij al kent uit de sollicitatieperiode of tijdens een uitje. Dit helpt de nieuwe werknemer om een vertrouwd gevoel te krijgen. Als werkgever kun je een welkomstpraatje voorbereiden en de hele groep of de directe collega’s bij elkaar roepen voor thee, koffie en iets lekkers. Dit zorgt meteen voor een gezellige en positieve sfeer.
Je kunt dit moment aangrijpen om de dagplanning door te nemen. Op die manier weet de nieuwe werknemer precies hoe zijn of haar eerste dag gaat verlopen. Je kunt tijdens dit momentje ook een klein presentje aan de nieuwe werknemer geven. Kies dan wel altijd voor een cadeautje met het logo van je bedrijf of iets dergelijks. Je kunt bijvoorbeeld een trui, pen, sokken, kladblok of een gratis product van wat jullie verkopen aanbieden. Een cadeautje zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer zich welkom en gewaardeerd voelt.
Tip 4: Laat de nieuwe werknemer rustig kennis maken met het team
Om de nieuwe werknemer niet meteen in het diepe te gooien en te overprikkelen, kun je hem of haar eerst voorstellen aan de buddy en directe collega’s. Hierna kun je langzaam de rest van het team introduceren. Het is belangrijk dat de nieuwe werknemer de kans krijgt om de collega’s te leren kennen. Het hebben van leuke collega’s is voor veel werkenden de motivatie om elke dag naar het werk te komen en alles uit zichzelf te halen om bij te dragen aan het succes van het team. Je kunt de nieuwe werknemer ook aan korte 1-op-1 gesprekjes met de teamleden koppelen. Hierin kun je ze kort met elkaar laten praten, elkaars functie bespreken en wat persoonlijke vragen stellen.
Een kort gesprekje is voor directe collega’s niet genoeg om het nieuwe teamlid te leren kennen. Zij dienen de kans te krijgen om uitgebreid kennis te maken met elkaar. Om de eerste indrukken van alle nieuwe gezichten en namen behapbaar te houden, is het belangrijk om de nieuwe werknemer op de eerste dag nog een beetje te sparen. De nieuwe werknemer leert het team vanzelf beter kennen op de lange termijn.
Tip 5: Organiseer een rondleiding op de werkvloer
Zodra de nieuwe werknemer het team heeft ontmoet, kan er een rondleiding worden georganiseerd. Zorg ervoor dat je nieuwe werknemers rondleidt door het kantoor, de werkomgeving en het gebouw. De persoonlijke werkplek van het nieuwe teamlid is natuurlijk de belangrijkste plek. Verder is het geen overbodige luxe om te vertellen waar de thee en koffie corner is en waar de werknemer de toiletten kan vinden.
Je kunt een uitgebreide rondleiding in het onboarding programma verwerken. De rondleiding kan bijvoorbeeld ook bestaan uit kijkjes nemen op andere afdelingen om een compleet beeld van het bedrijf en team te krijgen. Dit hoef je niet allemaal op de eerste werkdag met het nieuwe teamlid te doorlopen.
Tip 6: Koppel een buddy aan de nieuwe werknemer
Je kunt het beste vóór de eerste werkdag de buddy van de nieuwe werknemer uitkiezen en op de hoogte brengen. Een buddy is een werknemer die al enige tijd voor je team werkt, in dezelfde of een vergelijkbare functie als de nieuwe werknemer. De buddy helpt het nieuwe teamlid om langzaam wegwijs te worden in het nieuwe team en de functie. Door een persoonlijke buddyaanpak te hanteren, heeft de nieuwe werknemer het gevoel dat hij of zij vragen kan stellen, fouten mag maken, om hulp kan vragen en nog veel meer. De buddy kan de nieuwe werknemer ook in contact brengen met de juiste personen als er hulp geboden dient te worden.
De buddy is eigenlijk de veilige haven van de nieuwe werknemer. Vaak zie je ook dat er sneller vriendschappen ontstaan tussen de buddy en de nieuwe aanwinst. Dit zorgt op z’n beurt weer voor meer vertrouwen bij het nieuwe teamlid en positief ervaren persoonlijk contact.
Tip 7: Geef de nieuwe werknemer voldoende, maar niet te veel informatie
Nieuwe werknemers krijgen veel te verduren tijdens hun eerste werkdag. De informatie vliegt hen om de oren. Vandaar dat het belangrijk is om een selectie te maken van informatie dat je op de eerste werkdag deelt en wat je op de lange termijn in het inwerktraject kunt verwerken. Je zou wel een informatiepakketje samen kunnen stellen, dat de nieuwe werknemer op zijn eigen tempo kan doornemen. Vertel de werknemer dat het informatiepakket bijvoorbeeld in de eerste twee weken kan worden doorgelezen. Op die manier laat je de werknemer kennismaken met de manier van werken, processen, de branche, producten of diensten en software, zonder dit allemaal op de eerste dag op hem of haar af te vuren.
Wil je het informatiepakket laagdrempeliger en leuker maken? Dan kun je erbij zetten dat sommige onderdelen van de informatie te verkrijgen zijn bij collega’s. Je kunt de nieuwe werknemer mee laten kijken bij verschillende personen, om zo een deel van de informatie op een leuke, sociale en interactieve manier bij de nieuwe werknemer te krijgen. Dit kun je over de eerste 2 tot 3 werkweken van de nieuwe werknemer verspreiden.
Tip 8: Maak afspraken met het nieuwe teamlid
De eerste werkdag is bij uitstek de dag om belangrijke afspraken met de nieuwe werknemer te maken. Neem de tijd om even met het nieuwe teamlid om de tafel te gaan zitten en afspraken te maken en belangrijke informatie te bespreken. Je kunt dit moment gebruiken om zowel de geschreven als ongeschreven regels op de werkvloer uit te leggen. Je kunt ook uitleggen hoe het inwerktraject eruit zal zien. Spreek vooral verwachtingen uit die je van de nieuwe werknemer hebt tijdens de inwerkperiode. Laat weten dat er evaluatiemomenten worden ingepland en vraag ook naar de verwachtingen van de inwerkperiode bij de nieuwe werknemer.
Neem rustig de tijd om dit gesprek te voeren en afspraken te maken. Op die manier voelt het niet gehaast en zorg je ervoor dat de nieuwe werknemer de regels en afspraken rustig in zich op kan nemen. Gebruik dit moment ook om vragen te beantwoorden.
Tip 9: Toon interesse in de nieuwe werknemer
Hoewel je werkgever bent, is het belangrijk dat je een persoonlijke en positieve relatie opbouwt met je team. Zonder je werknemers kun je niet alle successen behalen die je op het oog hebt. Vandaar dat het belangrijk is om altijd interesse te tonen in de mensen waar je mee werkt. Je kunt de nieuwe werknemer bijvoorbeeld aan het einde van de eerste werkdag bij je roepen om te vragen hoe hij of zij de dag heeft ervaren. Vraag de werknemer vooral naar de ervaring en problemen waar tegenaan werd gelopen. Dit zorgt ervoor dat je direct van het nieuwe teamlid kunt leren.
Verder zorgt het tonen van interesse in je werknemers voor een hechte band met je team. Zij voelen zich dan gehoord, gezien en uiteindelijk ook gewaardeerd. Je ziet ze niet als instrumenten om je successen mee te behalen, maar als teamspelers en personen.
Tip 10: Tijd om aan de slag te gaan
De eerste werkdag bestaat vooral uit nieuwe indrukken, veel luisteren, doorlezen, introduceren en rondleidingen volgen. Het kost veel energie voor nieuwe werkgevers om hun eerste werkdag door te komen. Zorg er daarom voor dat je ze op een gegeven moment wat rust gunt. Wil je het nieuwe teamlid op één ding laten focussen, dan is het het beste om de werknemer aan de slag te laten gaan. Het inwerktraject bestaat uit gaandeweg leren. Dus ergens moet de eerste stap gezet worden. Daarnaast wil een nieuw teamlid dolgraag starten met werken. Door diegene daar al de kans voor te bieden op de eerste werkdag wordt zeker gewaardeerd.
Er zijn vast wel kleine taken die de nieuwe werknemer op zijn of haar eerste dag kan uitvoeren. Het kan zijn dat benodigde kennis nog ontbreekt, maar je kunt de werknemer alvast de eerste stappen van het inwerktraject laten doorlopen. Wanneer je een nieuw teamlid meteen aan de slag laat gaan, zal hij of zij enthousiast worden. Hoe leuk is het om het nieuwe teamlid met het gevoel productief te zijn geweest op een eerste werkdag naar huis te sturen? Wanneer de werknemer op de eerste dag al positief over het werk, het team en het bedrijf verteld aan huisgenoten, vrienden of partners/familie, zorgt dit voor een gezonde opbouw van de relatie met je bedrijf en team.