Wat te doen bij het disfunctioneren van een medewerker?
Met “Ik wens je veel personeel” werd in de Joodse en Arabische handelswereld bedoeld dat veel personeel ook veel kopzorgen en gedoe met zich meebrengt. Toch kan met een beetje discipline en een goed personeelsdossier een hoop gedoe met het hebben van personeel voorkomen worden. Zeker bij het disfunctioneren van een medewerker.
Want met enige regelmaat in gesprek gaan over de voortgang en het functioneren, én met enige discipline deze gesprekken netjes vastleggen, is een tijdsinvestering die zich altijd terugverdient. Dit gebeurt onder andere met beter presterende en gemotiveerde medewerkers! Stel dat het toch zover komt dat je afscheid wil nemen van die medewerker die niet functioneert, dan heb je het dossier al grotendeels op orde. In deze blog ga ik in op wat in de wet wordt verstaan onder het disfunctioneren van een medewerker, en geef ik tips voor een dossieropbouw in zo een situatie.
De Wet Werk en Zekerheid (WWZ)
In de praktijk blijkt dat met de Wet Werk en Zekerheid het door de rechter laten ontbinden van een arbeidsovereenkomst wegens disfunctioneren van een medwerker veel moeilijker is geworden. In 2016 werd maar 20% van de ontbindingsverzoeken toegekend. 80% van deze verzoeken dus niet.
In essentie gaat de wet ervan uit dat als het echt niet gaat en beide partijen ‘al het mogelijke’ gedaan hebben om het functioneren te verbeteren, de arbeidsovereenkomst ontbonden kan worden. Maar het ‘niet kunnen’ van een medewerker aantonen en de arbeidsovereenkomst met succes laten ontbinden, vraagt naast een hoop geduld en tijd, een actieve rol van de werkgever.
Disfunctioneren, wat stelt de wet?
Eerste vereiste
De ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid, anders dan ten gevolge van ziekte of gebreken van de werknemer.
Als iemand zijn werkzaamheden niet meer naar behoren uitvoert omdat er sprake is van ‘niet kunnen’, hebben we het over ‘disfunctioneren’. Als een medewerker de functie wel goed uitvoert maar zich misdraagt, is er feitelijk geen sprake van disfunctioneren, maar zal het wangedrag eerder tot een ‘verstoorde arbeidsrelatie’ leiden. Er is dus verschil tussen ‘niet kunnen’ en ‘niet willen’. In de praktijk zijn deze twee nogal met elkaar verweven. Toch is niet aan te raden deze twee redenen op 1 hoop te gooien in een ontbindingsverzoek. Wel moet je als werkgever in beide gevallen aan de bak. Richt je daarbij op de bovenliggende reden (niet kunnen of niet willen).
In deze blog ga ik alleen in op het disfunctioneren van een medewerker.
Als werkgever is het aan jou de taak om de ongeschiktheid voor de functie aannemelijk te maken. Dit wordt gedaan met een ontslagdossier. Het hele traject voorafgaand aan het insturen van een ontbindingsverzoek met een ontslagdossier wordt wel ‘dossieropbouw’ genoemd.
Het disfunctioneren mag niet een gevolg zijn van ziekte of gebreken (zoals handicaps of stoornis) van de medewerker. Als blijkt dat de medewerker minder goed functioneert als gevolg van privéproblemen of ziekte, die al of niet samenhangt met de werkzaamheden, is een ander traject van toepassing. Ontbinding wegens disfunctioneren van een medewerker is dan niet van toepassing.
Tweede vereiste
De werknemer moet tijdig op de hoogte zijn gebracht van het vermeende disfunctioneren.
Een ontbindingsverzoek mag dus geen verrassing voor de medewerker zijn. Jarenlang een goede beoordeling geven (of jarenlang niets zeggen) en dan ineens de medewerker overvallen met een “ik ben niet tevreden, als je je functioneren niet verbetert dan ….” komt het vertrouwen en jouw geloofwaardigheid niet ten goede en vergroot de kans op een verstoorde arbeidsrelatie. En wordt de kans op een goede afloop klein.
TIP Voer gesprekken die betrekking hebben op het niet goed functioneren van de medewerker niet alleen! Daarmee voorkom je het risico op een ‘welles… nietes’ over het verslag na afloop.
Derde vereiste
De werkgever heeft de medewerker in voldoende mate in de gelegenheid gesteld zijn functioneren te verbeteren.
Ja, ik hoor u al denken: Wat is ‘in voldoende mate’? Lekker concreet is dat! De rechter kijkt naar alle omstandigheden en stappen die genomen zijn om tot een weloverwogen besluit over wel of niet ontbinden, te komen.
Spreek met je medewerker een verbetertraject af, waarin je hele concrete afspraken maakt over scholing en begeleiding die de medewerker krijgt om te verbeteren. Bespreek ook welke acties de medewerker zelf moet nemen om zijn functioneren te verbeteren. Vergeet ook niet te benoemen wanneer iets goed is (wat is het target dat gehaald moet worden).
TIP Wat je ook afspreekt en waarover dan ook: Wees uitermate duidelijk over wat je verwacht en wat je afspreekt!
“Niet meer zo vaak te laat of nooit meer te laat”? Er wat ‘harder aan trekken’ of ‘dagelijks alle orderbrieven verwerkt hebben’.
Het verbetertraject is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van medewerker en werkgever. Je moet als werkgever daar een actieve rol in nemen. Het probleem over de schutting van de medewerker gooien gaat niet werken bij een ontbindingsverzoek.
Leg ook alles vast in het dossier. De kantonrechter toetst of er sprake is van een volledig en zorgvuldig doorlopen traject. Heb je één of meerdere steken laten vallen zoals geen begeleiding of ben je zelf je afspraken niet nagekomen? Dan is de kans dat de kantonrechter de arbeidsovereenkomst zal ontbinden vrijwel nul. Ook niet met een extra zak geld…
TIP Spreek ook een termijn af. Of het nu gaat over wanneer de achterstand weggewerkt moet zijn of wanneer je een vervolggesprek hebt over het functioneren. Leg ook dit vast en maak hier goede spraken over.
Vierde vereiste
De ongeschiktheid mag niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer!
Bij een eventuele weigering (of no show op cursusdagen) van de medewerker om zich te laten bijscholen, is het belangrijk om dit ook schriftelijk vast te leggen. Dit kan ook al in een veel eerder situatie voorgevallen zijn! Daarom is het belangrijk dat al deze informatie goed wordt opgeslagen in het personeelsdossier. Je kunt dan aantonen dat je de medewerker de gelegenheid hebt gegeven zich bij te scholen en dat je geprobeerd hebt om het functioneren van de medewerker te verbeteren.
De ongeschiktheid voor de functie mag ook niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg voor arbeidsomstandigheden. Daarom is een goede uitvoering van het arbobeleid en de RI&E belangrijk. Neem klachten over werkdruk, verkeerde bureaustoelen etc. serieus. Doe je dit niet, dan komt dat in de ontslagprocedure als een boemerang naar jou als werkgever terug.
TIP Maak van ALLE formele en informele gesprekken (dus niet alleen als het niet goed gaat!) een verslag en stuur dit naar de medewerkers. Vraag hen eventueel of ze nog iets willen toevoegen.
TIP Voor de gespreksverslagen geldt: de medewerker hoeft niet te tekenen voor akkoord. Wel helpt het als je het voor gezien laat tekenen. Of dat je -in het uiterste geval- kunt aantonen dat je het medewerker het verslag hebt overhandigt en/of gestuurd hebt.
Herplaatsingsplicht
Stel de medewerker toont ondanks verbetertraject onvoldoende verbetering, dan kijkt de kantonrechter ook of de mogelijkheid tot herplaatsing onderzocht is. Als een andere functie -al of niet op een lager niveau met scholing en afbouwregeling- mogelijk en vacant is, ben je verplicht deze optie aan te bieden. Wil de medewerker niet, dan wordt het ontbindingsverzoek versterkt.
Tot slot
Dossieropbouw wegens disfunctioneren is geen sinecure en vereist nogal wat van de werkgever. Immers moet er aan alle vier de vereisten worden voldaan, wil het ontbindingsverzoek toegekend worden.
Weet je niet hoe je het wil aanpakken of hoe je een goed verbetertraject ingang moet zetten, aarzel dan niet maar roep al in vroeg stadium de hulp in van een expert! Neem gerust contact op, ik help u graag verder. En mocht het nodig zijn, ik werk nauw samen met een zeer deskundige arbeidsrechtsadvocaat.