Handige tips om een positieve offboarding van werknemers te bereiken
Werk je met een team? Dan neem je zo nu en dan nieuw talent aan, maar neem je ook afscheid van teamleden. Wanneer je afscheid neemt van een werknemer, is het belangrijk dat dit op een goede en respectvolle manier gebeurt. Afscheid nemen van werknemers wordt ook wel de offboarding genoemd. Wanneer je dit correct aanpakt, blijven ex-werknemers alsnog ambassadeurs van je bedrijf. Zij zullen positief over je onderneming blijven praten in de buurt van anderen en zullen je misschien wel aanbevelen bij familie, kennissen of vrienden als zij een baan zoeken. In deze blog lees je op welke manier je voor een positieve offboarding zorgt.
Wat houdt offboarding precies in?
Offboarding is het tegenovergestelde van onboarding. Waar je bij onboarding gericht bent op het inwerken van nieuw talent, bestaat offboarding uit het proces dat je ingaat als een werknemer je bedrijf verlaat. Een positieve offboarding vergroot de kans dat je werknemer goed blijft functioneren tot zijn of haar laatste dag op de werkvloer. Ze blijven gemotiveerd en proberen om hun werkzaamheden zo goed mogelijk over te dragen aan andere teamleden. Wanneer je op goede voet afscheid van elkaar neemt, heeft dit een positieve impact op de relatie die je hebt met je huidige en ex-werknemers. Het team ziet dat iedereen met respect behandeld wordt, zelfs als iemand besluit om ontslag te nemen.
Wat zijn de kenmerken van positieve offboarding?
Allereerst is het belangrijk dat je bewust wordt van het proces dat je start op het moment dat een medewerker bij je aankaart dat zij je bedrijf gaan verlaten. Zorg ervoor dat je hier een draaiboek voor hebt liggen, zodat alle betrokkenen precies weten wat er moet gebeuren om het vertrek van de werknemer in goede banen te leiden. Communicatie speelt hierin een belangrijke rol. Zorg dat het proces voor een offboarding in de vorm van een stappenplan is vastgelegd. Zo wordt de offboarding stap voor stap doorlopen en worden er geen belangrijke zaken vergeten. Hieronder lees je handige tips terug, die je positieve offboarding proces waterdicht maken.
Tip 1: Zorg ervoor dat je de medewerker altijd bedankt voor een positieve offboarding
De redenen waarom een werknemer je bedrijf verlaat kunnen enorm variëren. Het is niet leuk als een teamlid aangeeft met zijn of haar baan te willen stoppen. Zorg er daarom voor dat je de werknemer altijd netjes bedankt voor zijn of haar inzet gedurende de tijd dat hij of zij voor je heeft gewerkt. Heeft iemand al een andere baan gevonden? Feliciteer diegene dan vooral met het goede nieuws. Zorg ervoor dat jij je open opstelt en stel de werknemer op zijn of haar gemak tijdens een ontslaggesprek. Je kunt proberen om begrip voor hun situatie te tonen.
Ben je altijd tevreden geweest over het functioneren van de werknemer? Schrijf dan vooral een aanbevelingsbrief. Deze brief kan de werknemer bij de nieuwe werkgever of tijdens een sollicitatie inleveren.
Tip 2: Communiceer duidelijk over de laatste werkdag, ook naar het team
Zorg dat je duidelijk aangeeft wanneer de werknemer zijn of haar laatste werkdag heeft. Doorloop de stappen van het uitwerktraject en zorg dat de directe collega’s en eventueel de rest van het team op de hoogte wordt gebracht van het vertrek van de werknemer. Begin altijd bij de directe collega’s om het vertrek van een teamlid te communiceren, daarna vertel je het aan andere afdelingen en eventueel betrokken externe partijen. Zorg ervoor dat de werknemer klanten op de hoogte stelt van zijn of haar vertrek, zodat er een nieuwe contactpersoon aan de klant gekoppeld kan worden.
Tip 3: Maak duidelijke afspraken over het vertrek van de medewerker
Maak afspraken met de werknemer die het uitwerktraject gaat doorlopen. Wat wil de werknemer met de vakantiedagen doen? Die kunnen namelijk opgenomen worden gedurende de laatste werkmaand, maar ze kunnen ook worden uitbetaald. Als de werknemer vakantiedagen wil opnemen, is het belangrijk om te plannen wanneer de vakantiedagen worden opgenomen. Wanneer de planning rond is, kun je namelijk gaan focussen op het afronden van lopende projecten rondom de werknemer. Er dienen vaak ook taken overgedragen te worden naar eventuele opvolgers of directe teamleden.
Maak ook altijd afspraken over wanneer je het laatste salaris van de werknemer uitbetaald. Bij het laatste salaris dien je alle opgebouwde toeslagen direct uit te keren, dit wordt ook wel de eindafrekening genoemd. Stuur met het laatste salaris meteen een jaaropgave en een pensioenoverzicht mee.
Tip 4: Zorg ervoor dat alle administratieve taken zijn afgerond voor een positieve offboarding
Zodra er een medewerker uit dienst treedt is het belangrijk dat je de administratieve taken rondom het vertrek zo snel mogelijk oppakt. Je dient de vertrekkende medewerker toegang te ontnemen tot werk gerelateerde accounts, systemen en programma’s waarmee gewerkt wordt. In het begin kun je ervoor kiezen om een out of office in te stellen, zodat alle klanten op die manier op de hoogte zijn van het vertrek van de werknemer. Vermeld hierin bij welke medewerker de klant vanaf nu terecht kan met vragen. Je kunt een out of office mailadres ook omleiden naar de mailbox van een werknemer die wel werkzaam is.
Na een aantal weken kun je het hele account van de ex-werknemer verwijderen. Dan is het vertrek van de oud-collega bij de meeste klanten doorgekomen. Verwijder oude werknemers ook altijd van de ‘over ons’ pagina op je website.
Tip 5: Controleer of er een duidelijke overdacht plaatsvindt
Een werknemer die vertrekt beschikt over kennis dat misschien aan een opvolger of andere collega overgedragen dient te worden. Het is belangrijk dat de overdracht netjes en vlekkeloos verloopt. Je kunt al beginnen met het overdragen van verantwoordelijkheden en werkzaamheden als de medewerker nog aanwezig is. Je kunt dit het beste aan de medewerker die gaat stoppen uit handen geven. Zorg er wel voor dat je de overdracht controleert. Je kunt de vertrekkende werknemer vragen om een duidelijke overdracht op papier te zetten. Zorg dat alle belangrijke informatie in één document wordt opgeslagen.
Het overdrachtsbestand helpt de opvolger van de vertrekkende werknemer om werk over te nemen. Je kunt er een inwerkbestand van laten maken, maar je kunt er ook alle to do’s en verantwoordelijkheden in laten vermelden die voor de opvolger bedoeld zijn. Zorg ook altijd dat er een samenvatting van lopende zaken wordt gegeven. Zijn er bepaalde acties die zo snel mogelijk door de opvolger verricht dienen te worden? Zorg dan dat deze overzichtelijk in een prioriteitenlijstje worden weergegeven. Dit draagt allemaal bij aan een positieve offboarding.
Tip 6: Voer altijd een exitgesprek met de werknemer voor een positieve offboarding
Een exitgesprek zorgt ervoor dat je het einde van het dienstverband met de vertrekkende werknemer kunt doornemen. In het exitgesprek kun je vragen naar de reden van vertrek bij de werknemer. Mocht de vertrekkende werknemer feedback voor je hebben, dan kun je ervan leren om huidig personeel te behouden. Jij als werkgever dient vooral goed te luisteren tijdens het exitgesprek. Stel vragen en stel je open op. Misschien hoor je belangrijke informatie over je team of bedrijf, waardoor je in de toekomst werknemers kunt behouden. Daarnaast sluit je het dienstverband met een exitgesprek goed af aangezien je er de werknemer een positief gevoel mee geeft.
Spreek je vooral uit over de tijd die je met de werknemer hebt gehad. Wanneer je het idee hebt dat je de werknemer wil waarderen, zal dit zeker positief ontvangen worden. Vertel eerlijk wat je van het functioneren van de werknemer vond, vooral als je altijd tevreden over hem of haar was.
Tip 7: Organiseer een waardevol afscheid voor de werknemer
Je kunt waardering voor een vertrekkende werknemer in een bijzonder en mooi afscheid steken. Je kunt het beste voor een persoonlijke aanpak kiezen, zodat collega’s zien dat je met respect afscheid neemt van werknemers. Raffel het afscheid nooit af, want dit kan verkeerd vallen bij huidig personeel. Een passend afscheid is bijvoorbeeld een speech vanuit jezelf en de directe collega’s, een afscheidslunch of diner of een afscheidsfeestje met een borrel en hapje. Het is een goed idee om het afscheid op de karaktereigenschappen van de vertrekkende persoon af te stemmen. Zo heeft hij of zij het idee gehoord en gezien te zijn geweest tijdens het verloop van het dienstverband.
Als voorbeeld kun je bedenken dat het afscheid van iemand die met pensioen gaat na jarenlange dienst, iemand met 10 dienstjaren of die bijvoorbeeld 5 jaar in je team heeft gewerkt grootser aangepakt mag worden dan het afscheid van een stagiair die 6 maanden bij jullie gewerkt heeft.
Tip 8: Controleer of alle bedrijfsmiddelen zijn ingeleverd tijdens een positieve offboarding
Voordat de medewerker vertrekt is het belangrijk om te controleren of alle bedrijfsmiddelen zijn ingeleverd. Bedrijfseigendommen die in het bezit van de werknemer kunnen zijn is bedrijfskleding, een laptop van de zaak, auto van de zaak, pasjes of sleutels om het pand mee te betreden, een bedrijfstelefoon of andere zaken die je aan de werknemer in bruikleen hebt gegeven op zakelijk gebied. Je kunt de werknemer vragen om alle bedrijfseigendommen uiterlijk op de laatste werkdag in te leveren. Om bij te houden of je alle bedrijfseigendommen hebt ontvangen, kun je een checklist maken en invullen. Zo zie je heel makkelijk wat er is ingeleverd en wat je nog mist.
Tip 9: Onderhoud eventueel contact met de ex-werknemer
Gaat het om een gewaardeerde werknemer die vertrekt? Dan is het logisch dat je contact met hem of haar wil houden. Het is ook wel netjes om in contact te blijven met oud-werknemers. Je hebt toch veel tijd met elkaar doorgebracht. Los daarvan kan een oud-werknemer in de toekomst misschien nog waardevol zijn voor je onderneming. Je kunt oud-werknemers waar je een goede band mee hebt met de feestdagen een cadeautje blijven sturen, of je kunt ze op bepaalde borrels uitnodigen. Verder is een oprechte ‘hoe is het nou met jou?’ vraag eens in de zoveel tijd vaak al voldoende om een positieve band met oud-werknemers te behouden.
Stel je voor dat één van je best presterende werknemers je team verlaat om een andere kans te grijpen. Dan kan het zomaar zijn dat het op het nieuwe werk opeens tegen blijkt te vallen. Het helpt als je op dat moment de deur altijd op een kier hebt laten staan, want misschien wil de goed functionerende werknemer dan wel terugkomen. Dit is vooral waardevol als je met een krappe arbeidsmarkt hebt te maken. Je kunt de oud-werknemer op LinkedIn toevoegen of via Connect in contact blijven. Je kunt ze bij vertrek ook vertellen dat ze altijd terug kunnen komen, mocht je daar 100% achter staan.
Sluit de samenwerking met werknemers af met offboarding
In de praktijk blijkt dat een goede offboarding even belangrijk is als de onboarding van werknemers. Je reputatie als werkgever en bedrijf hangen hier namelijk vanaf. Wanneer je werknemers altijd met respect behandelt, zorgt dit ervoor dat zij zich positief over je bedrijf blijven uiten, ook als ze bij je gestopt zijn. De tips die je hebt gekregen helpen je om een goed uitwerktraject op te zetten. Zorg dat je een duidelijk stappenplan maakt en je de stappen één voor één volgt. Op die manier hoeft de oud-werknemer, je team en jijzelf zich nergens meer zorgen om te maken als er iemand uit het team vertrekt.
