Wat is een backoffice partner voor uitzendbureaus?
Heb je een eigen uitzendbureau en merk je dat het bijhouden van je administratie en financiële zaken veel tijd kost? Dan kun je ervoor kiezen om een backoffice partner in te schakelen. In deze blog lees je meer informatie over backoffice partners, welke werkzaamheden zij bij je uit handen kunnen nemen en welke voordelen er aan zitten om voor de samenwerking met een backoffice partner te kiezen. Daarnaast ontvang je handige tips die je helpen om de beste match tussen jouw uitzendbureau en de backoffice partner te vinden.
Wat kun je onder backoffice verstaan?
Net zoals je uitzendbureau een frontoffice heeft, beschik je ook over een backoffice. De frontoffice is alles dat klanten, je werknemers, zakenpartners en derden aan je onderneming kunnen zien. De backoffice bestaat uit alle processen die je achter de schermen regelt om je uitzendbureau draaiende te houden. Je backoffice managen kost je veel tijd, aangezien je veel verschillende taken dient uit te voeren om het onder controle te houden. Wanneer je backoffice goed geregeld is, heeft dit direct positieve invloed op de prestaties die je met je uitzendbureau behaalt. Om te kunnen groeien met je onderneming, kan het soms lonen om je backoffice aan experts uit handen te geven.
Wanneer is het interessant om een backoffice partner in te schakelen?
Het maakt niet uit of je een beginnende ondernemer met een eigen uitzendbureau of een doorgewinterde professional bent, het kan voor iedereen interessant zijn om zijn of haar backoffice uit te besteden aan een backoffice partner. Wanneer je geen omkijken meer hebt naar de administratieve en financiële werkzaamheden, houd je meer tijd over om te blijven ondernemen. Uiteindelijk bespaar je met het uitbesteden van je backoffice veel tijd en dus geld. Voor je uitzendwerknemers verandert er niets en zij kunnen met alle administratieve en loongerelateerde vragen bij de backoffice partner terecht.
Welke taken voert een backoffice partner voor je uit?
De taken die onder backoffice werkzaamheden worden verstaan, zijn een aantal belangrijke en terugkerende administratieve en financiële werkzaamheden. Wanneer je een eigen uitzendbureau hebt, kun je ervoor kiezen om de backoffice werkzaamheden aan een partner uit te besteden. Hieronder lees je welke werkzaamheden dagelijks bij het bijhouden van de backoffice komen kijken:
– Personeelsadministratie: het inschrijven van nieuw personeel, de administratie bijhouden en zicht houden op lopende medewerkerscasuïstiek
– Urenverwerking: het bijhouden, controleren en uitbetalen van gewerkte uren van de medewerkers
– Facturatie en salarisverwerking: doorbelasten naar werkgevers en het loon van de uitzendkrachten uitbetalen
– Debiteuren- en crediteurenbeheer: inkomende en uitgaande facturen bijhouden
– Contractbeheer: bijhouden welke medewerkers een mogelijke verlening van hun contract mogen ontvangen, nieuwe contracten opmaken en aanbieden
– Begeleiding bij arbeidsongeschiktheid of ziekte en risicomanagement: verzuimbegeleiding voor je werknemers en de (volledige) overname van het risico om voor zieke werknemers te moeten betalen
– Na akkoord kunnen lonen voorgefinancierd worden: je kunt achteraf het salaris voor je personeel aan de backoffice partner betalen, terwijl zij je werknemers alvast uitbetalen
– Scholing en ontwikkeling centraal stellen: de backoffice partner kan bedragen reserveren die je kunt inzetten om scholing en ontwikkeling bij werknemers aan te bieden
– De backoffice partner houdt je daarnaast altijd op de hoogte van actuele wet- en regelgeving rondom je werknemers, je uitzendbureau, cao en pensioenregelingen
Uiteraard ligt het aan jouw persoonlijke wensen welke backoffice werkzaamheden je wil uitbesteden binnen jouw branche, organisatie of bedrijf. Je kunt er namelijk ook voor kiezen om een deel van de werkzaamheden aan een professional over te laten en de rest zelf te doen.
Welke voordelen zitten er aan het inschakelen van een backoffice partner?
Wanneer je er als uitzendbureau voor kiest om bepaalde verantwoordelijkheden en werkzaamheden uit te besteden aan een backoffice partner, kun je van verschillende voordelen gebruikmaken. Allereerst kun je ervoor kiezen om de verloning aan de backoffice partner uit handen te geven. Dit betekent dat de verloning van je personeel en de facturatie altijd voor je wordt gedaan. Dit scheelt je kostbare tijd. Zodra je met de backoffice partner afspreekt dat er aan voorfinanciering kan worden gedaan, hoef jij je niet langer druk te maken over de uitbetaling van je personeel. Kortom je houdt meer tijd over dat je in je commerciële werkzaamheden kunt steken, zodat je jouw uitzendbureau naar het volgende niveau kunt tillen.
Daarnaast is een goede backoffice partner gecertificeerd en beschikken zij bijvoorbeeld over een NEN 4400 certificatie, zodat je deze zelf niet meer hoeft aan te vragen. Los hiervan, kun je ervoor kiezen om het contractbeheer uit handen te geven. Dit betekent dat je veel minder administratie overhoudt dat je iedere maand dient bij te houden. Een geschikte backoffice partner beschikt over actuele kennis met betrekking tot wet- en regelgeving rondom uitzendbureaus, zodat veranderingen en vernieuwingen op tijd kunnen worden doorgevoerd.
Hier dien je op te letten als je op zoek bent naar een backoffice partner
Voordat je een backoffice partner uitkiest, is het belangrijk dat je voor jezelf duidelijk maakt welke wensen je hebt. Wil je jouw gehele backoffice uit handen geven? Of wil je een aantal werkzaamheden overhevelen? Daarnaast is het belangrijk om je te laten informeren over de prijs die je gaat betalen. Stel van tevoren een budget op en probeer hier niet overheen te gaan. Het is slim om meerdere backoffice partners met elkaar te vergelijken. Op die manier kom je erachter welke partner het beste bij je past. Wanneer je goede kandidaten hebt gevonden, kun je online recensies teruglezen en weet je meteen of de backoffice partner je kwaliteit en klantvriendelijkheid kan bieden.
Kies voor Payingit als jouw backoffice partner
Nu je weet wat een backoffice partner voor je uitzendbureau kan betekenen, is het goed om te weten waarom je juist voor Payingit kunt kiezen. Wij zijn een jong, dynamisch en gespecialiseerd bedrijf dat je kunt inschakelen om financiële en administratieve werkzaamheden bij je uit handen te nemen. Wij hebben jarenlang ervaring in de HR- en flexbranche, waardoor wij je een op maat samengestelde samenwerking kunnen bieden. Ons team doet er alles aan om je op alle mogelijke fronten te ontzorgen. Wij zijn gewend om hard te werken en zorgen ervoor dat het je aan niets ontbreekt. Neem gerust contact met ons op als je vragen hebt of als je meer informatie wil ontvangen.
