Digitalisering en werkgeluk
Tegenwoordig krijgt 1 op de 6 medewerkers in je personeelsbestand last van burn-out gerelateerde klachten, of komt volledig in een burn-out te zitten. Dit zijn bijzondere getallen, aangezien er steeds meer taken gedigitaliseerd worden, waardoor personeel zich beter kan focussen op de taken die met aandacht uitgevoerd dienen te worden. Op welke manier kan je de werkdruk, die ondanks de digitalisering bestaat, toch meer omlaag krijgen voor je team? Een manier om dit voor elkaar te krijgen, is door kritisch naar werkprocessen te kijken. Welke taken kunnen sneller afgerond worden? En op welke manier kan je personeel meer tijd overhouden voor de taken waar zij goed in zijn en/of blij van worden? Wanneer je HR-afdeling deze code kraakt, kun je meteen meer kans op het ervaren van werkgeluk voor je personeel bereiken.
Payingit zocht voor je uit op welke manier je digitalisering, optimalisering en het ervaren van werkgeluk kunt inzetten binnen je eigen onderneming. Wij hebben handige tips teruggevonden, die wij in deze blog graag voor je op een rijtje zetten.
Bepaal het eindresultaat voordat je ergens aan begint
Voordat je samen met je team besluit om aan bepaalde doelen te werken, is het belangrijk om een werkproces op te zetten. Dit kun je het beste doen door eerst bepaalde einddoelen inzichtelijk te maken voor je team. Wanneer je weet waar je met je team naartoe werkt, kun je makkelijker en sneller kleine stappen bedenken, die bijdragen aan het behalen van dat doel. Welke stappen moeten in het werkproces verwerkt worden, om het einddoel te behalen? Als voorbeeld kun je nadenken over het onboarding proces van nieuw personeel. Op welke manier kun je jouw team op het inwerken van nieuw personeel voorbereiden? Ga hier samen voor zitten en zorg dat ieders taak duidelijk is.
Zodra ieder teamlid precies weet wat hun taak is, wat er van hen verwacht wordt en welke verantwoordelijkheden zij hebben, kunnen zij gericht en zonder miscommunicatie aan de slag gaan. Hierdoor ervaren zij minder onduidelijkheden, minder stress en zeker meer werkgeluk. Doe er alles aan om samen doelen op te stellen en te behalen, zonder dat het stappenplan naar het einddoel toe, onduidelijk is. Dit zorgt voor gemotiveerd en efficiënt werkend personeel. Aangezien zij precies weten waarom en op welke manier zij naar het einddoel toewerken als team.
Digitalisering is belangrijk, maar niet het enige dat je kunt doen
Wanneer je ervoor wil zorgen dat je team efficiënter werkt en zich meer uitgedaagd voelt, is het belangrijk om niet volledig in te zetten op digitaliseren en automatiseren. Werkgeluk onder je personeel kan bijvoorbeeld ook verhoogd worden door voor actieve optimalisatie van werkprocessen te kiezen. Digitaliseren is belangrijk, aangezien je bepaalde handmatige werkzaamheden digitaal kunt doen. Waardoor een deel ervan geautomatiseerd kan worden door software en AI. Maar dit is niet hetgeen dat het werkgeluk van je personeel zal vergroten. Juist de manier van werken en het feit dat je personeel uitgedaagd wordt en met geoptimaliseerde werkprocessen kan werken, draagt bij aan werkgeluk.
Wanneer je team bijvoorbeeld met meerdere systemen moet werken, is dit goed voor de digitalisering en automatisering. Maar dit kan wel tot verwarring en het dubbel moeten invoeren van data leiden. Dit is juist niet handig voor je personeel. Je kunt dus beter kijken op welke manier je de digitalisering en automatisering kunt blijven optimaliseren, om ervoor te zorgen dat je team meer tijd overhoudt voor de belangrijkste taken en hun zelfontwikkeling. Neem geen genoegen met een bepaald werkproces, dat voor even werkt. Probeer dit werkproces altijd nog beter en sneller te krijgen, zodat je personeel meer uitgedaagd wordt en meer kan doen in minder tijd.
Bekijk kritisch welke randprocessen je bij digitalisering kunt skippen
Door kritisch naar de werkprocessen te kijken, kom je erachter dat bepaalde taken geautomatiseerd of zelfs geschrapt kunnen worden. Wanneer je duidelijk voor ogen hebt welk werkproces het beste op je team aansluit, kun je ervoor kiezen om te gaan optimaliseren. Iedere stap die je team neemt, moet van toegevoegde waarde zijn en een stap dichter bij het behalen van het einddoel zijn. Stappen die hier niet aan bijdragen of die het werkproces vertragen, moeten kritisch bekeken worden. Kan je team deze stap schrappen? Kies hier dan ook voor en blijf er niet te lang bij stilstaan.
Stappen die je vaak kunt schrappen zijn bepaalde randprocessen die je tegenkomt als je met bepaalde systemen zoals Excel werkt. Worden er te veel gegevens handmatig in Excel ingevoerd en kost dit je team veel tijd? Verzin hier dan iets anders op, waardoor jullie op dit vlak kostbare tijd besparen. Vraag je team vooral naar onlogische taken en handelingen. Samen kunnen jullie sneller een oplossing vinden voor dit soort problemen. Waardoor er gevlamd kan worden aan taken die écht belangrijk zijn. Wanneer je personeel uitdagende taken uitvoert, zal het werkgeluk stijgen. Het personeel verveelt zich dan minder snel. Zij hoeven zich minder met taken bezig te houden, waar zij geen voldoening uithalen.
Betrek je medewerkers in het opstellen van de werkprocessen
De werkprocessen die je ontwerpt voor je onderneming en team, zijn uiteindelijk de processen die door je personeel uitgewerkt dienen te worden. Waarom zou je dan je personeel niet betrekken bij het ontwerpen van de werkprocessen? Wanneer je dat doet, kun je juist voor werkprocessen zorgen die precies op jouw team aansluiten. En waar het personeel zelf makkelijk en efficiënt mee kan werken. Je personeel weet precies tegen welke uitdagingen aan wordt gelopen op de werkvloer. Wanneer je deze uitdagingen weet te tackelen in het werkproces, kan het personeel efficiënter voor je werken. Zonder telkens tegen dezelfde problemen aan te lopen.
Wanneer je er alleen voor kiest om het werkproces voor de verschillende teams met hun managers op te stellen, mis je belangrijke taken en werkzaamheden. Dit komt doordat de managers niet op de hoogte zijn van welke taken er allemaal uitgevoerd worden. Aangezien taken die tussendoor komen of herstelwerkzaamheden die uitgevoerd moeten worden niet langs de ogen van de manager komen. Dit soort werk kost de medewerker extra tijd, zonder dat de manager ervan afweet. De manager zal dit soort zaken dan dus ook niet in het opstellen van een werkproces betrekken.
Digitalisering zorgt voor meer duidelijkheid en overzicht
Op het moment dat je alle functies, taken en dagelijkse werkzaamheden in het werkproces terug laat komen, voelt geen enkele medewerker zich over het hoofd gezien. Het wordt duidelijk wie wat doet en welke medewerker waar precies verantwoordelijk voor is. Op die manier kun je de impact van ieders rol via duidelijke stappen in het werkproces inzichtelijk maken. Ieder teamlid heeft een duidelijke taak en een realistische verwachting van elkaar. Deze goede samenwerking binnen het team vergroot de saamhorigheid en ook het werkgeluk. Er heerst dan namelijk meer begrip voor elkaar. Waardoor het team na een tijdje als een geoliede machine kan samenwerken en obstakels op hun pad samen kan wegnemen.
Stop nooit met optimaliseren
Wanneer je werkprocessen hebt samengesteld en uitvoert op de werkvloer, is het belangrijk om deze nieuwe processen constant te blijven optimaliseren. Wanneer je telkens kritisch durft te kijken naar het werkproces en wat er efficiënter ingericht kan worden, zal je samen met je team flinke stappen vooruit maken. Door je personeel te blijven betrekken bij het optimaliseren van de werkprocessen, kun je ervoor zorgen dat je als team alles uit de processen haalt, wat erin zit. Loopt het personeel tegen bepaalde punten aan, zorg dan dat je daarvan op de hoogte bent. Organiseer maandelijks een bijeenkomst, waarin iedereen kan aangeven of de werkprocessen werken, of dat er verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.
Onderlinge communicatie is erg belangrijk voor een goed functionerend team. Zorg ervoor dat je samen met de managers voor een open sfeer zorgt! Zodat het personeel met ideeën, problemen en successen bij je durft te komen. Zo weet je precies wat er binnen het team speelt en of alle neuzen nog dezelfde kant op staan.
