Hoe voer je een waardevol functioneringsgesprek?
Voor ondernemers met personeel of HR-specialisten is het voeren van een functioneringsgesprek van belang om te kijken wat er wel en niet goed gaat. Het doel van dit gesprek is het verbeteren van het functioneren van je werknemers. Toch loopt het vaak uit op een ongemakkelijk of ‘droog’ gesprek zonder diepgang. Ook komt het voor dat werknemers het nut van dit gesprek niet inzien. Wij geven tips over hoe je een waardevol functioneringsgesprek voert met je personeel.
#1 Een goed begin is het halve werk
Een goed begin is het halve werk. Ga je met iemand een gesprek aan waar je niet altijd mee samenwerkt? Zorg dan dat je genoeg informatie over diegene hebt door je gesprek goed voor te bereiden. Dit kan je doen door aan zijn of haar directe collega’s of manager te vragen hoe de werkzaamheden gaan. Het is nu eenmaal lastig om als werkgever altijd inzicht te hebben in het functioneren van bijvoorbeeld Pietje van de klantenservice als je zelf op een andere afdeling zit.
#2 Probeer het gesprek losjes in te gaan
Mijn tweede tip is om het gesprek op een losse manier in te gaan. Ga bijvoorbeeld niet recht tegenover elkaar zitten, praat niet te informeel, en zet geen laptop voor je neus. Zo zorg je dat ook Pietje zich op zijn gemak voelt. Door dit te doen komt er veel meer los over het functioneren van je medewerkers. Het hoeft natuurlijk geen gesprek te worden alsof je samen in de kroeg zit, maar een gesprek verloopt vaak beter als iedereen zich op zijn gemak voelt.
#3 Ga wandelen!
Voer, als het even kan, het gesprek terwijl jullie aan het wandelen zijn. Door te wandelen verloopt een gesprek namelijk veel natuurlijker. Je hoeft elkaar dan niet aan te kijken, woorden ontstaan spontaner omdat je beweegt, en je profiteert van frisse lucht. Zo gaat de spanning van een belangrijk gesprek er op een natuurlijke manier vanaf. Daarnaast is de beweging ook nog eens goed voor je. Een win-win situatie dus. Behalve als het met bakken uit de hemel komt natuurlijk.
#4 Luister naar de wensen van de medewerker
Vertel niet alleen wat jij vindt, maar luister ook naar de wensen van de medewerker. Misschien verwachten jullie beide wel iets heel anders van elkaar. Wanneer de verwachtingen verschillen, kan het lijken alsof iemand niet goed functioneert. Voorkom dus dat dit gat van verwarring ontstaat.
#5 Eerlijkheid duurt het langst!
Een waardevol functioneringsgesprek gebeurt op een eerlijke manier. Vertel dus gewoon wat jij denkt en zorg ervoor dat je medewerker dit ook doet. Let er wel op dat dit op een professionele manier gedaan wordt. Wees hierin dus niet te hard om te voorkomen dat je medewerker zich beledigd voelt.
#6 Feedback is the key to success
Feedback is altijd ‘the key to success’. Ook voor een waardevol functioneringsgesprek. Loop na het gesprek door wat jullie hebben besproken. Konden dingen beter of anders? Dan kun je dit meenemen in je eventuele volgende gesprek. Zo zorg je ervoor dat je jezelf ook op dit vlak blijft ontwikkelen. Let wel op dat je notities maakt en dit opslaat. Wij raden ook aan om het op een later moment op de mail te zetten zodat je er samen nogmaals doorheen kan gaan. Zo weet je zeker dat je niets vergeet, en kan er geen verwarring ontstaan.
