Kies je ervoor om je werknemers per maand of iedere 4 weken uit te betalen?
Ben je ondernemer en heb je werknemers in dienst dat je op een makkelijke en snelle manier wil laten uitbetalen? Dan kun je ervoor kiezen om met een payroll- of uitzendservice te gaan werken. Bij Payingit nemen wij graag de uitbetaling van het salaris voor je werknemers bij je uit handen. In deze blog lees je meer informatie over wanneer het interessant voor je is om je werknemers per maand of per 4 weken uit te betalen. Los van deze twee opties kun je bij ons ook voor wekelijkse betalingen kiezen. Je komt erachter wat de verschillen zijn en welke voor- en nadelen eraan zitten. De voor- en nadelen worden zowel vanuit het oogpunt van de werknemer als vanuit jou als ondernemer besproken. Aan het einde lees je wat er nodig is om een soepele uitbetaling te kunnen garanderen.
Op welke termijn kun jij je medewerkers via Payingit laten uitbetalen?
Zodra je een samenwerking met Payingit aangaat, kun je jouw werknemers bij ons op drie verschillende manieren laten uitbetalen. De eerste betaaltermijn is per week. Dit houdt in dat je jouw werknemers iedere week kunt uitbetalen voor de gewerkte uren die zij in de week ervoor hebben gedraaid. De wekelijkse betaling past vooral bij seizoenswerk en een erg flexibel en afwisselend personeelsbestand. Wij merken vooral dat ondernemers uit de horeca- en de beveiligingsbranche bijvoorbeeld voor een wekelijkse uitbetaling kiezen. De tweede mogelijkheid tot uitbetaling die je bij ons hebt, is de 4-wekelijkse uitbetaling van je werknemers.
De naam zegt het al, hierbij krijgen je werknemers iedere 4 weken uitbetaald. De betaling verloopt via een betaalkalender, waardoor je werknemers altijd op een vaste dag krijgen uitbetaald voor het werk dat zij in de afgelopen 4 weken hebben verricht. De betaalkalender kan zowel door jou als je werknemers bij ons opgevraagd worden, zodat iedereen precies weet wanneer hij/zij de salarisuitbetaling kan verwachten. De laatste optie is een maandelijkse uitbetaling van het salaris. De uren die in één maand gewerkt zijn, worden op een vast moment in de maand erop aan de medewerkers uitbetaald.
Alle gewerkte uren kunnen in ons portaal ingevuld en goedgekeurd worden. Wij betalen uiteraard alleen geaccordeerde uren uit. Op verzoek kunnen wij ook bijzonderheden zoals reiskostenvergoeding, een maaltijdvergoeding en andere belaste of onbelaste vergoedingen aan de werknemers uitbetalen. Wij maken graag een plan op maat voor je, zodat je precies weet wanneer jouw werknemers de uitbetaling van hun loon kunnen verwachten.
Wat is het verschil tussen een maandelijkse en 4-wekelijkse uitbetaling?
De meest gekozen betaaltermijn voor salarissen van werknemers is vaak de maandelijkse of de 4-wekelijkse uitbetaling. Om een keuze tussen beide te kunnen maken, is het belangrijk om van de verschillen op de hoogte te zijn. Zodra je ervoor kiest om je werknemers maandelijks uit te betalen, kun je een vaste uitbetaaldag kiezen. Het is belangrijk dat wij de gewerkte uren vóór die datum ontvangen, anders kan er niet op tijd tot uitbetaling van het salaris worden overgegaan. Zodra je voor de maandelijkse uitbetaling kiest, is het makkelijk om te zeggen dat het personeel aan het einde van iedere maand, de uren van de maand ervoor uitbetaald krijgt.
Kies je voor een vaste datum, dan wordt er met je overlegd of de betaling op vrijdag of maandag plaats dient te vinden, op het moment dat de vaste betaaldag in het weekend valt. Dit geldt ook voor officiële feestdagen. Wanneer je voor een 4-wekelijkse uitbetaling kiest, ontvangen de werknemers hun salaris iedere 4 weken. Het verschil met een vaste maandelijkse uitbetaling is, dat er bij een 4-wekelijkse uitbetaling geen vaste datum kan zijn. De uren vul je per 4 weken in en kunnen de ene keer een week in een oude maand of een aantal dagen in een nieuwe maand doorlopen. Het kan zijn dat dit een stukje onoverzichtelijker wordt voor je personeel. Aan de andere kant krijgen werknemers die op de 4-wekelijkse betaling staan ingesteld, eerder salaris dan personeel dat maandelijks hun salaris ontvangt.
Men denkt weleens dat werknemers die 4-wekelijks uitbetaald krijgen, meer salaris ontvangen. Dit is niet waar! Bij een maandelijkse uitbetaling ontvangt iemand 12 keer per jaar loon. Bij een 4-wekelijkse uitbetaling ontvangt iemand 52 weken per jaar /4 = 13 keer loon. Dit betekent niet dat iemand meer geld ontvangt. Het salaris is op dat moment over 13 betaalmomenten verdeeld, in plaats van 12. Om het een stukje inzichtelijker te maken, volgt hier een simpel voorbeeld. Stel dat je personeelslid €1000 euro netto per maand verdiend. Dan ontvangt hij of zij €1000 x 12 maanden = €12.000 euro per jaar. Kies je ervoor om hem of haar per 4 weken uit te betalen? Dan ontvangt hij of zij €12.000 / 13 = €923,08 euro per 4 weken.
Welke voor- en nadelen zitten eraan een maandelijkse betaling voor je personeel?
Het belangrijkste voordeel aan maandelijkse uitbetaling voor je werknemers is dat zij precies weten op welke dag zij hun salaris kunnen ontvangen. De vaste lasten worden aan het einde van de maand afgeschreven en het maandelijkse salaris wordt vaak rond de 25e uitbetaald, waardoor dit mooi op elkaar aansluit. Dit zorgt ervoor dat de werknemers niet in de problemen komen met het betalen van hun vaste lasten en zij ook nog eens snel weten hoeveel geld zij de rest van de maand te besteden hebben, aangezien alle belangrijke zaken al betaald zijn na de storting. Daarnaast is de Nederlandse maatschappij ingericht op maandelijkse betalingen, waardoor er minder problemen ontstaan.
Wat zijn de voor- en nadelen van per 4 weken salaris uitbetalen aan je werknemers?
Zodra je voor een 4-wekelijkse uitbetaling van je werknemers kiest, ontvangen zij niet 12, maar 13 keer per jaar hun loon. Het voordeel hiervan is, dat de uitbetalingen elkaar iets sneller opvolgen, waardoor je werknemers uiteindelijk vaker loon gestort krijgen. Een puntje om over na te denken bij deze betaaltermijn is, dat de betaling bij een 4-wekelijkse verloning niet op een bepaalde datum ligt vastgepind. Dit kan ervoor zorgen dat de storting van het salaris niet goed uitkomt met het betalen van de vaste lasten. De huur, verzekeringen, hypotheek en een telefoonabonnement worden vaak aan het einde van de maand geïnd. Bij een 4-wekelijkse verloning, kan het zijn dat de automatische incasso’s eerder zijn afgeschreven, voordat diegene het loon heeft ontvangen.
In dit geval is het voor de werknemers belangrijk dat zij hun eigen administratie goed bijhouden. Zij dienen bijvoorbeeld een buffer op te bouwen op de betaal- of spaarrekening, zodat alle vaste lasten wel afgeschreven kunnen worden, zonder dat het loon al gestort is. Dit is helaas niet voor iedereen even makkelijk.
Welke voor- en nadelen zitten eraan een maandelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling voor je onderneming?
Los van de voor- en nadelen aan een maandelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling voor je werknemers, kan het ook nog voor- of nadelen hebben voor je onderneming om voor een bepaalde betalingstermijn te kiezen. Je hoeft bijvoorbeeld maar 12 keer per jaar je salarisadministratie uit te besteden in plaats van 13 keer per jaar als je voor de maandelijkse uitbetaling kiest. Het nadeel hiervan is, dat de loonadministratie scheef kan gaan lopen als die op 4-wekelijkse basis is ingesteld. Loopt jouw boekhouding per 4 weken? Dan kun je juist voor de 4-wekelijkse uitbetaling van je werknemers kiezen. Het nadeel hierbij is dat je in schrikkeljaren niet uitkomt aangezien er dan geen 52 maar 53 weken in een jaar zitten. Bij de laatste uitbetaling dien je dan niet 4, maar 5 weken uit te betalen. Weet jij al of je liever voor een maandelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling kiest?
Wat dient er te gebeuren om de uitbetaling soepel te laten verlopen?
Om de betalingen zo soepel mogelijk te laten verlopen, zijn er een aantal belangrijke dingen, die vooraf bij ons aangeleverd dienen te worden. Er dient altijd een ondertekend contract aanwezig te zijn. Zonder ondertekend contract kunnen wij de medewerkers niet in ons systeem zetten. Op dat moment worden zij ook niet meegenomen als er salaris uitbetaald wordt. Voordat de werknemers het contract kunnen ondertekenen, dient er een volledige inschrijving bij ons gedaan te worden. Deze inschrijving bestaat uit persoonlijke informatie over de werknemer. Er dient bijvoorbeeld een geldig ID-bewijs of een geldig paspoort aangeleverd te zijn. Komt je personeelslid niet uit de EU? Dan dient er een bewijs aangeleverd te worden dat hij of zij in Nederland werkzaam mag zijn.
Verder dient er altijd een bankrekening op naam van het personeelslid aangeleverd te zijn. Staat het ingevulde bankrekeningnummer niet op naam van de werknemer? Dan maken wij er geen salaris naar over. Dit doen wij om fraude en/of identiteitsmisbruik te voorkomen. Zijn alle aangeleverde gegevens goedgekeurd? Dan dient de werknemer het contract door te lezen en digitaal te ondertekenen. Hierna wordt de werknemer in ons systeem geplaatst en kunnen de gewerkte uren doorgegeven worden voor de uitbetaling van het salaris. Mocht er iets ontbreken in dit proces, nemen wij zowel contact met de werknemer als de werkgever op. Zo weet iedereen precies wat er nog dient te gebeuren om de inschrijving rond te krijgen.