Service & Support Specialist
Wij zijn op zoek naar een gedreven, gepassioneerde en verantwoordelijke Service & Support Specialist. Jouw missie is dat je bijdraagt aan het creëren van een “unique and exceptional employment journey” voor onze uitzend en payroll medewerkers. Jij bent verantwoordelijk voor het leveren van een uitstekende service aan onze klanten. Dit doe je onder andere door het beantwoorden van vragen, uitvoeren van contractmanagement en de verloning van medewerkers. Met jouw “personal spark” zorg je ervoor dat je dit op een positieve en proactieve wijze invult. Lees snel verder om erachter te komen of de baan als Service & Support Specialist bij je past.
Leef je alvast in en maak kennis met de afdeling Service & Support
Geen enkele dag is bij ons Service & Support team hetzelfde. Wij starten ’s ochtends om 8:45 uur bij het koffieapparaat en trappen de dag om 9:00 uur af met een huddle. De huddle is onze dagstart, waarin wij het ochtendprogramma doornemen en bespreken hoe we van deze dag een succes gaan maken. We verdelen onderling de taken, zoals wie de verloning van onze klanten gaat draaien of wie de nieuwe in dienst meldingen gaat behandelen, wie de binnenkomende telefoongesprekken voor zijn of haar rekening neemt of juist de ingeschoten service tickets (vragen) verwerkt. Zo heeft iedereen die ochtend een eigen duidelijke verantwoordelijkheid.
Stel er is afgesproken dat je de ingeschoten tickets verwerkt en tijdens het behandelen van de tickets krijg je een vraag van een medewerker, over dat hij/zij een werkgeversverklaring nodig heeft voor zijn hypotheekaanvraag, dan ga je hier mee aan de slag! Na het opstellen stuur je de werkgeversverklaring door naar een collega voor een extra controle en vervolgens informeer je de medewerker. Zoals je merkt is het belangrijk dat je snel kunt schakelen en dat accuraat bent.
Het kan ook gebeuren dat de telefoon gaat en je een klant aan de lijn hebt die een beetje geïrriteerd is omdat zijn medewerker nog geen salaris heeft ontvangen. Jij stelt de klant gerust en benoemd dat je het zo snel mogelijk gaat uitzoeken. Nadat je in het systeem bent gedoken, merk je op dat de medewerker zijn contract nog niet heeft getekend. Je ziet ook dat wij meermaals (zonder succes) geprobeerd hebben hem/haar te bellen. Je informeert de klant met je bevindingen en vraagt de klant om de medewerker hierop aan te spreken, zodat wij zijn salaris z.s.m. kunnen verwerken. De klant is opgelucht en gaat hiermee aan de slag!
Vervolgens ben je bezig met de uitbetaling van de salarissen. Op voorhand controleer je of alle uren in goede orde zijn ontvangen. Tijdens de controle van een klant, waarvan je weet dat hij 5 medewerkers in dienst heeft, zie je dat je maar voor 4 medewerkers uren hebt ontvangen. Je neemt contact op met de klant om dit te controleren. De klant is blij met jouw proactieve actie, want de klant was de uren van de 5e werknemer toevallig vergeten. De klant vult ze alsnog in en zo kunnen alle medewerkers mee met de uitbetaling. Iedereen blij!
Rond het middaguur is het tijd om te lunchen. Bij Payingit hebben wij een tafel vol verschillende verse broden, beleg, crackers en dranken klaarstaan. Iedereen smeert een bammetje, maakt een gezellig praatje met elkaar of speelt een potje tafelvoetbal.
Na de lunch heeft het Service & Support team een middag huddle. Hierin evalueren wij de ochtend (wat ging er fantastisch, waarvan kunnen we leren?) en kijken wij welke taken in de middag belangrijk zijn om op te pakken. Je gaat dit keer aan de slag met de signaleringen. Dit is een controlelijst waarbij wij letten op de aflopende contracten, het recht op pensioenopbouw en vervallen identiteitsbewijzen. Hierin merk je op dat het contract van een medewerker binnenkort afloopt.
Je neemt contact op met zijn/haar opdrachtgever en om af te stemmen of de opdrachtgever het contract van de medewerker wenst te verlengen. De klant geeft aan heel blij te zijn met deze medewerker en wil hem/haar een half jaar langer in dienst nemen. Je bevestigt dit schriftelijk en stelt vervolgens het contract op. Het contract stuur je ter controle naar een collega. Vervolgens bied je het contract aan in ons portaal. Je neemt telefonisch contact op met de medewerker dat hij/zij het contract kan ondertekenen en klaar is Kees.
Aan het eind van de dag sluiten wij de dag af met het hele team. Wij tellen het aantal tickets en de acties die wij die dag verwerkt hebben en bespreken alvast de openstaande punten die de volgende ochtend behandeld dienen te worden.
Onderstaande verantwoordelijkheden kun jij als geen ander aan!
Wanneer je als Service & Support Specialist bij Payingit aan de slag gaat, krijg je direct een aantal basisverantwoordelijkheden, waar je iedere dag weer mee aan de slag gaat. De belangrijkste verantwoordelijkheden hebben wij alvast voor je op een rij gezet:
- Zorg dragen voor een correcte salarisuitbetaling voor medewerkers;
- Het verwerken van vragen en mutaties van klanten en medewerkers;
- Het opstellen en aanbieden van arbeidsovereenkomsten;
- Toepassing van wet- en regelgeving, waaronder de verschillende CAO’s en klanten hierover informeren en adviseren;
- Het opvolgen van klantafspraken aan de hand van de factsheet;
- Het toepassen van het vier-ogen principe op alle werkzaamheden;
- Signaleren van knelpunten en verbeterpunten binnen het werkproces;
- Zo af en toe een proactief belletje richting een klant om te vragen hoe het gaat, wat er speelt en hoe zij/hij verder geholpen zou zijn.
Wat zijn je belangrijkste taken binnen ons team?
Als Service & Support Specialist is het jouw taak om tickets van klanten en medewerkers binnen 24 uur te beantwoorden. Het is de bedoeling dat deze tickets in 85% van de gevallen in één keer worden opgelost. Denk dus goed na over het antwoord of de oplossing die je naar de klanten en medewerkers stuurt. Verder werken wij met AFAS en streven wij naar minimaal 95% goedgekeurde workflows op basis van het vier-ogen principe. Er mogen maximaal 5% correcties ten opzichte van het totaal aantal declaraties uitgevoerd worden. Het is dus belangrijk dat je secuur te werk gaat en jezelf goed controleert. Want we kunnen duizenden euro’s foutloos uitbetalen, je weet zelf hoe vervelend het is wanneer je 20 euro mist.
Naar welke (karakter)eigenschappen zijn wij in jou op zoek?
Bij Payingit geloven wij in de kracht van ieder teamlid en weten wij precies welke personen wij aan ons team willen toevoegen. Om je een idee te geven naar welke competenties en skills wij op zoek zijn, kun je hieronder de belangrijkste kenmerken terugvinden:
- Oplossingsgericht: je ziet waar verbeteringen in de processen nodig zijn en je zorgt ervoor dat jouw ideeën gehoord worden ondanks de waan van de dag.
- Communicatief sterk: je bent schriftelijk en verbaal sterk en in staat om klanten en medewerkers professioneel te woord te staan;
- Assertief: Je gaat op zoek naar oplossingen en gaat de discussie niet uit de weg ook als er tegengestelde belangen zijn. Speak your mind.
- Accuraat: je werkt gestructureerd, secuur en bent kritisch op de inhoud.
- Teamplayer: je bent met het team verantwoordelijk, pakt jouw deel van je verantwoordelijkheid op en spreek je collega’s erop aan indien nodig.
De liefde komt bij ons altijd van twee kanten
Nu je meer over de functie te weten bent gekomen, wil je natuurlijk weten wat je voor je harde werk en 1000% inzet terugkrijgt. Bij Payingit geloven wij in hard werken en tegelijkertijd plezier maken op de werkvloer en daarbuiten. Work hard, play hard, past perfect bij de omschrijving van ons team. Wanneer je blij en gelukkig bent op de werkvloer en met je collega’s, heeft dit direct invloed op wat wij als team willen bereiken. Hier zorgen wij voor door:
- Een ongelimiteerd opleidingsbudget;
- Een gym + douche op kantoor;
- Team- en bedrijfsuitjes;
- Een op maat gemaakt ontwikkelplan;
- Dagelijks een gezonde lunch;
- Een fietsenplan.
Wij geloven in slimme mensen en toch snappen wij dat een wel, of vooral niet afgeronde opleiding zeker niet alles zegt! Wij geloven in drive, passie en persoonlijk ontwikkelvermogen! Dus ben je klaar om je bij ons team te voegen voor 28-40 uur per week? Stuur dan direct je CV in naar peopleandculture@payingit.nl en plak daar een knallende motivatie brief, voice message of video aan vast!