Welke regels dien je na te leven als je een personeelsdossier bijhoudt?
Ben je ondernemer en denk je erover na om werknemers in dienst te nemen? Dan ben je verplicht om een personeelsdossier op te bouwen en bij te houden. In deze blog lees je wat een personeelsdossier is, wanneer je dit opbouwt, wat er wel en niet in mag worden opgenomen en welke voorwaarden eraan zitten. Verder lees je wat de regels rondom de bewaartermijn van de persoonsgegevens van je werknemers zijn. Als laatste lees je wat je met je personeelsdossier doet op het moment dat je met een payrollbedrijf samenwerkt.
Wat is een personeelsdossier precies?
In Nederland is iedere werkgever verplicht om een personeelsdossier bij te houden. In dit dossier bewaar je zowel de fiscale, administratieve als de gegevens die uitleggen hoe de medewerkers binnen je team functioneren. Je kunt er ook afspraken in vastleggen die je met de medewerkers maakt. Tijdens functioneringsgesprekken komen er altijd wel verbeterpunten naar voren, ook deze kun je in het personeelsdossier bijhouden. Daarnaast is het bijhouden van een personeelsdossier belangrijk om voldoende bewijs te verzamelen als je een personeelslid wil ontslaan. Hoewel een personeelsdossier klinkt als een map met allerlei gegevens op papier, kun je tegenwoordig natuurlijk gerust een digitaal personeelsdossier maken.
Het is de bedoeling dat het personeelsdossier altijd up-to-date wordt gehouden. Stel dat een medewerker gedrag vertoond dat je liever niet terugziet binnen je team, dan kun je de officiële waarschuwingen en afspraken hierover in het personeelsdossier bewaren. Mocht je de werknemer dan willen ontslaan, kun je al deze informatie aan de rechter laten zien. Verder kunnen instanties zoals de Belastingdienst en het UWV informatie bij je opvragen over je werknemers, dus zorg dat je de informatie altijd paraat hebt.
Begin met de opbouw van je personeelsdossier zodra je de eerste werknemer in dienst neemt
Ben je een ondernemer die zelfstandig en dus zonder werknemers werkt? Dan hoef je uiteraard geen personeelsdossier bij te houden. Je begint hier pas mee als je jouw eerste werknemer in dienst neemt. Je kunt alle gegevens van de werknemer direct aan het personeelsdossier toevoegen. Een aantal gegevens zijn verboden om op te vragen en ook verboden om te bewaren. Het is niet de bedoeling dat er gegevens over het ras, de seksuele geaardheid, geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens, lidmaatschap van een vakvereniging, informatie over vervelend gedrag waar een verbod voor is opgelegd of medische gegevens in het personeelsdossier worden bewaard.
Hoe ziet de opbouw van een personeelsdossier eruit?
Zodra je begint aan de opbouw van je personeelsdossier, is het belangrijk dat je er een aantal belangrijke zaken in opneemt. Dit zijn:
– Persoonlijke gegevens van je werknemers
– Contracten en arbeidsvoorwaarden
– Functionering en ontwikkeling
– Ziekteverzuim
– Diversen en bijzonderheden
Het is handig om voor iedere werknemer een apart digitaal mapje aan te maken met dezelfde indeling. Zo kun je van iedereen altijd meteen alles terugvinden, mocht een instantie om bepaalde gegevens vragen. Je kunt bijvoorbeeld met submappen werken, zodat je in één oogopslag ziet wat je waar bewaard hebt. Hieronder geven wij van alle belangrijke zaken voorbeelden voor in het personeelsdossier.
Persoonlijke gegevens
– Een kopie van de voor- en achterkant van een geldig identiteitsbewijs
– Het Burgerservicenummer (BSN)
– Naw gegevens
– De cv en motivatiebrief van de werknemer
– Kopieën van behaalde diploma’s
– Getuigschriften
– Een werk- of verblijfsvergunning mocht dat nodig zijn
– Een verklaring omtrent gedrag als dit in je branche van toepassing is
– Persoonlijke gegevens voor de loonheffing
Contracten en arbeidsvoorwaarden
– Ondertekende arbeidsovereenkomst
– Wijzigingen die wellicht in de arbeidsovereenkomst hebben plaatsgevonden
– Documenten over de pensioenregeling
– Een overzicht van het verlof
– Onkostenvergoedingen waar de werknemer recht op heeft
– Ondertekende gebruiksovereenkomst over verstrekt eigendommen van het bedrijf
– Bonus- en targetregelingen indien deze van toepassing zijn
Functioneren en ontwikkeling
– Het functieprofiel van de werknemer
– Verslagen van functionerings- en/of beoordelingsgesprekken
– Gevolgde trainingen, cursussen en opleidingen
– Vastgelegde afspraken over de loopplan, denk aan targets, actieplan of een POP
– Een overzicht van de loopbaan van het personeelslid, bijvoorbeeld welke promoties hij of zij heeft ontvangen
Ziekteverzuim
– Ziekmeldingen van de werknemer, maar zet hier nooit medische gegevens bij
Diversen en bijzonderheden
– Mails, whatsappgesprekken of enig andere vorm van correspondentie met de medewerker
– Aantekeningen van de manager of directeur
Welke voorwaarden zitten eraan een personeelsdossier?
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft de belangrijkste regels vastgelegd als het over de omgang met persoonsgegevens gaat. Werkgevers dienen aan voorwaarden te voldoen, om de persoonsgegevens van de werknemers te beschermen. De werkgever is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het bijhouden van een juist en nauwkeurig personeelsdossier. De persoonsgegevens die erin worden bewaard, moeten relevant zijn voor een personeelsdossier en er mogen niet meer gegevens worden vastgelegd dan nodig is om hieraan te voldoen. Het is belangrijk dat de werkgever de medewerker informatie geeft over waarom er persoonsgegevens in het personeelsdossier bewaard worden. De beveiliging van de persoonsgegevens is essentieel. Deze gegevens mogen absoluut niet gelekt worden of in verkeerde handen terechtkomen.
Verder is het verboden om persoonsgegevens langer te bewaren dan de wettelijk vastgestelde bewaartermijn. Verder mag een personeelslid altijd vragen om zijn persoonlijke gegevens uit het personeelsdossier in te zien en waar nodig corrigeren.
Hoe zit het met de bewaartermijn van persoonsgegevens?
Let erop dat er voor verschillende gegevens, verschillende bewaartermijnen worden gehanteerd. Fiscale gegevens, dit zijn alle gegevens die met de salarisadministratie te maken hebben, dienen 7 jaar lang te worden bewaard. Persoonsgegevens zoals een identiteitsbewijs of een loonbelastingverklaring dienen volgens de wet 5 jaar bewaard te worden. Heb je waarschuwingen of verslagen van functioneringsgesprekken? Dan geldt hier geen wettelijke bewaartermijn voor. Verslagen van functioneringsgesprekken of waarschuwingen kun je meteen verwijderen als de werknemer uit dienst treedt.
Dit soort gegevens zijn vooral interessant om te bewaren als je een procedure ingaat met een slecht functionerende werknemer. Loopt er een procedure met een werknemer die je wil ontslaan, maar is deze nog niet uit dienst? Dan dien je de gegevens maximaal 2 jaar na de beëindiging van het arbeidscontract te verwijderen.
Op welke manier ga jij met je personeelsdossier om als je met een payrollbedrijf samenwerkt?
Kies je ervoor om met Payingit samen te werken? Dan betekent dit dat je jouw werknemers en het bijbehorende personeelsdossier aan ons uit handen geeft. Je houdt alleen een personeelsdossier bij van mensen die direct bij jou in dienst zijn en wie je niet op de payroll zet. Aangezien je alleen het juridisch werkgeverschap uit handen geeft aan een payrollbedrijf, dien je zelf wel de notities en afspraken te bewaren die je met je werknemers maakt tijdens functioneringsgesprekken. Het voeren van functioneringsgesprekken valt namelijk onder jouw verantwoordelijkheid als feitelijk werkgever.
Heb je vragen na het lezen van deze blog? Dan kun je telefonisch, per mail of via het contactformulier op onze website in contact komen met ons team. Wij beantwoorden je vragen graag.
