Werkkostenregeling: hoe werkt het?
In deze blog lees je alles over de werkkostenregeling. Hoe kun je dit als ondernemer gebruiken? Hoe zit het met de vrije ruimte in 2021? Wat valt er onder de vrijstellingen?
Wat houdt de werkkostenregeling in?
De werkkostenregeling (WKR) is een alles-overkoepelende fiscale regeling die oude regelingen voor verstrekkingen en vergoedingen vervangt. Tot de werkkostenregeling worden alle vergoedingen of verstrekkingen tot het loon van de werknemer gerekend. Zowel loon in geld als loon in natura vallen onder de werkkostenregeling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het geven van een kerstpakket aan je werknemers, want ook dit wordt door de werkkostenregeling als loon gezien.
Op welke manier kun je als werkgever de werkkostenregeling gebruiken?
De werkkostenregeling gaat over onbelaste vergoedingen die je aan je personeel uitkeert. Dit biedt je de mogelijkheid om vergoedingen te hanteren waar je werknemers ook privé gezien van kunnen profiteren. Denk hierbij aan fitnessabonnementen, kerstpakketten, tablets of gereedschap.
Wat betekent de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling?
De vrije ruimte houdt het percentage van het totale fiscale loon in, dat je aan onbelaste verstrekkingen en vergoedingen voor je personeel kunt besteden. Zorg ervoor dat je nooit over de vrije ruimte heen gaat, aangezien je dan veel extra kosten maakt. Het bedrag dat je boven de vrije ruimte spendeert, vind je in de vorm van een eindheffing van 80% in je te betalen loonbelastingen terug.
De vrije ruimte is verhoogd voor 2020 en 2021
Voor 2020 en 2021 is de vrije ruimte extra verhoogd als crisismaatregel tijdens de corona crisis. Blijft het totale bedrag onder de 3% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag je €12.000 onbelast als vergoeding geven. Het verhogen van de vrije ruimte geeft jou als werkgever de mogelijkheid om gedurende de coronacrisis iets extra’s voor je werknemers te kunnen doen. Denk aan een cadeaubon, bloemetje of extra vrijgekomen geld dat het thuiswerken kan vergoeden.
Komt de loonsom van alle medewerkers boven de €400.000 euro uit? Dan dien je voor het bedrag boven de €400.000 een percentage van 1,18% te rekenen. In 2022 wordt het percentage over de eerste €400.000 van de loonsom naar 1,7% verandert in plaats van 3%.
Welke vergoedingen hebben een vrijstelling voor de vrije ruimte?
Gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling, zorgen ervoor dat bepaalde kosten niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Denk hierbij aan abonnementen voor het openbaar vervoer, €0,19 cent per kilometer aan reiskosten, maaltijden als er sprake is van overwerk, verhuiskosten die vanwege werk gemaakt worden en het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).
Naast de gerichte vrijstellingen is er ook nog het noodzakelijkheidscriterium. Dit houden goederen in die je belastingvrij aan je werknemer kunt geven. Je moet dan wel de noodzaak aantonen. Hebben je werknemers gereedschappen, tablets of smartphones nodig heeft voor hun werk? Dan maakt het niet meer uit als je medewerkers deze goederen ook in de privésfeer gebruiken.
Wat zijn de nihilwaarderingen van de werkkostenregeling?
De nihilwaardering geldt voor voorzieningen op de werkplek, die niet ten koste gaan van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Denk hierbij aan een fitnessruimte op de werkplek, koffie en thee dat geschonken wordt op de werkplek en ter beschikking gestelde werkkleding of apparatuur zoals een vaste computer op kantoor.
Wat zijn de voordelen van de werkkostenregeling?
Allereerst is de werkkostenregeling een complete regeling, waardoor je als werkgever niet langer de 29 verschillende regelingen omtrent vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel hoeft te raadplegen. Verder is het opsplitsen van je uitgaven per werknemer verleden tijd. Je kunt de vrije ruimte namelijk in één keer voor al je personeelsleden inzetten. Daarnaast gaat de Belastingdienst ervan uit dat een vergoeding of verstrekking maximaal €2.400 euro per medewerker per jaar betreft.
De werkkostenregeling en een bedrijfsfeest.
Organiseer je een bedrijfsfeest op de werkplek? Dan zijn de consumpties onbelast. Dit geldt zelfs voor de werknemers van andere locaties, kantoren of vestigingen. Wanneer je ervoor kiest om een personeelsfeest op een externe locatie te organiseren, vallen de kosten onder de werkkostenregeling. Je zou er ook altijd de vrije ruimte voor kunnen inzetten als je dit besluit.
Hoe zit het met sporten en de vrije ruimte?
Heb je op de werkplek een fitnesszaal? Dan is dit onbelast. Houd er dan wel rekening mee dat het alleen om training mag gaan. Bouw je er een sauna bij? Dan dien je dit als loon van de werknemer te berekenen of moet je de kosten in de vrije ruimte op te nemen. Betaal jij je werknemers liever een vergoeding voor een sportabonnement bij een fitnesscentrum in de buurt? Dan moet je dit weer in de vrije ruimte op te nemen of als loon van de werknemer te rekenen aangezien dit onder de werkkostenregeling valt.
Op welke manier kun je kosten besparen?
Werkgevers blijken soms fors te kunnen besparen met het anders indelen van de eindejaarsuitkering en de reiskostenvergoedingen. Betaal je ieder jaar een vaste eindejaarsuitkering uit? En bereken je die naar aanleiding van een percentage van het loon van je werknemers? Dan kun je dit beter gedeeltelijk netto uitkeren, in plaats van dat je het altijd bruto uitbetaald. Door een deel van de eindejaarsuitkering netto uit te betalen en gebruik te maken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling, kun je zomaar duizenden euro’s besparen. Dit komt doordat het brutoloonbestanddeel lager uitkomt en je hierdoor minder premies hoeft te betalen. Daarnaast zullen je werknemers blij zijn met het feit dat zij een deel van de eindejaarsuitkering nu netto ontvangen.
Stel je voor dat je in de vrije ruimte €40.000 euro voor de eindejaarsuitkering vrijhoudt. Dan hoef je direct al €10.000 euro minder aan premies te betalen. De reiskostenvergoeding kun je ook anders aan je werknemers uitkeren. Je zou namelijk een klein beetje brutoloon van je werknemers om kunnen wisselen voor een netto reiskostenvergoeding. Heb je dan bijvoorbeeld 30 man in dienst? Dan bespaar je jaarlijks al €5.000 euro. Het is dus de moeite waard om je in de indeling van de vrije ruimte en de werkkostenregeling te verdiepen.
