De 6 dingen waar jij als ondernemer op dient te letten bij het werken met freelancers
Soms is het voor ondernemers handiger om bepaalde werkzaamheden of projecten uit handen te geven. Een freelancer is dan een hele goede optie. Freelancers zijn kostentechnisch erg interessant aangezien je hen niet in vaste dienst hoeft te nemen. Je betaalt enkel de vergoeding voor de gedane werkzaamheden en dus geen extra belastingen en personeelskosten. Wanneer je als ondernemer besluit om voor een bepaalde periode freelancers in te huren, is het belangrijk dat je op de hoogte bent van verschillende aandachtspunten. In deze blog vertellen wij je graag wat de 6 belangrijkste dingen zijn waar je op dient te letten als je een freelancer inschakelt.
1. Op welke manier huur je de freelancer in?
Wil je een freelancer inhuren? Dan kun je dit op drie verschillende manieren doen. Allereerst zou je rechtstreeks in contact kunnen komen met een geschikte freelancer. Dit doe je zonder tussenpartij. De tweede manier is door een detacherings- of uitzendbureau in te schakelen om een geschikte freelancer aan jouw onderneming te koppelen. De freelancer wordt door de tussenpartij ingehuurd en zij verhuren de freelancer door aan jou. De derde manier om een freelancer in te huren is via een payrollbedrijf. De freelancer heeft zichzelf aangemeld bij een payrollbureau en de payroller neemt op dat moment alle administratie uit handen. Houd er wel altijd rekening mee dat er sprake is van ketenaansprakelijkheid op het moment dat je de freelancer via een payroll-, detacherings- of uitzendbureau inschakelt. Dit houdt in dat jij, net zoals de bureaus die de tussenpartij zijn tussen jou en de freelancer, aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de betaling van de factuur of het loon van de freelancer. Verzaakt iemand uit de keten in de uitbetaling van de freelancer? Dan kunnen de kosten alsnog op jou verhaald worden.
2. Is er wel of geen modelovereenkomst nodig?
Modelovereenkomsten worden opgesteld om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Schijnzelfstandigheid houdt in dat de overeenkomst die je met de freelancer hebt, te veel op een dienstverband lijkt. Als hier sprake van is kan de Belastingdienst achteraf nog naheffingen doen, waardoor je alsnog werkgeversheffing Zvw, premies werknemersverzekeringen en loonbelasting moet betalen. De modelovereenkomst die je opstelt kun je van tevoren bij de Belastingdienst laten keuren, zodat je zeker weet dat je geen naheffing kunt ontvangen. Zorg dat je in de modelovereenkomst in ieder geval duidelijk naar voren laat komen dat het niet om een arbeidsovereenkomst gaat. Een modelovereenkomst is niet verplicht en ook niet nodig als het overduidelijk is dat er tussen jou en de freelancer geen verkapte arbeidsrelatie bestaat. Je bepaalt dus zelf of je wel of geen modelovereenkomst maakt.
3. Zorg dat je belangrijke afspraken van tevoren laat vastleggen
Wil je duidelijke afspraken maken met de freelancer en is het voor jou belangrijk dat de freelancer bijzondere bepalingen ondertekend? Zorg dan dat de freelancer een opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst ondertekend. In de freelanceovereenkomst of de opdrachtbevestiging leg je vast welke werkzaamheden de freelancer voor jou uitvoert en wanneer de tijdelijke opdracht eindigt. Leg ook in de freelanceovereenkomst vast hoeveel de freelancer voor de opdracht betaald krijgt. Verder kun je een geheimhoudingsclausule, relatiebeding, de afspraken over aansprakelijkheid en wie eigenaar is van het intellectuele eigendom aan de freelanceovereenkomst toevoegen. Naast het feit dat jij eisen stelt aan de samenwerking, kan de freelancer ook algemene voorwaarden hanteren waar jij je als opdrachtgever aan dient te houden. Zorg dat je van alle voorwaarden op de hoogte bent, voor je de opdrachtbevestiging tekent. Op die manier kom je gedurende het samenwerkingsproces niet voor vervelende verrassingen te staan. Zou je na verloop van tijd nog aanpassingen willen doen? Dan is het belangrijk dat je een punt toevoegt waarin je aangeeft dat er in overleg en/of schriftelijk van de voorwaarden kan worden afgeweken.
4. Hoe zit het met de Algemene Vordering Gegevensbescherming (AVG) en freelancers?
De AVG zorgt ervoor dat de persoonsgegevens van je klanten beschermd zijn. Wanneer je een freelancer inhuurt voor een bepaald project of om tijdelijk bepaalde werkzaamheden voor je uit te voeren, ben je verplicht om rekening te houden met de AVG. Spreek met de freelancer af op welke manier jullie de veiligheid van de persoonsgegevens die verwerkt worden, kunnen waarborgen. Een datalek zit in een klein hoekje, dus zorg dat je een draaiboek samenstelt met wat je moet doen op het moment dat er tijdens de samenwerking met de freelancer een datalek ontstaat. Deze afspraken kun je in een verwerkersovereenkomst vastleggen. De verwerkersovereenkomst is verplicht op het moment dat de freelancer persoonsgegevens van jouw klanten gaat verwerken. Er moet gemeld worden voor welke doeleinden de gegevens met de freelancer gedeeld worden. Verder dien je hierin vast te leggen welke vorm van toezicht je als ondernemer op de persoonsgegevens van je klanten houdt. Deze verwerkingsovereenkomst kan als bijlage aan de opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst toegevoegd worden.
5. Denk na over het intellectuele eigendom
Kies je ervoor om een freelancer in te huren om bepaalde auteursrechtelijke werkzaamheden te verrichten? Dan is het belangrijk dat je laat vastleggen wat jouw intellectuele eigendom is. De auteursrechten van de opgeleverde projecten dienen namelijk naar jou overgedragen te worden en dit kan niet zonder akkoord van de freelancer. Zorg dat je dit in het begin van de samenwerking al regelt, om moeilijkheden achteraf te voorkomen. Zaken die onder het auteursrecht vallen zijn video’s en animaties, websites (inclusief programmering, teksten, beeldmateriaal en het gehele ontwerp ervan, muziek, foto’s, software en teksten zoals boeken, blogs of nieuwsartikelen.
Het type akte dat je voor het overdragen van het auteursrecht kunt gebruiken is een verkoopcontract. Hierin wordt vastgelegd welke auteursrechtelijke zaken (foto’s, teksten, een website of iets dergelijks) er aan jouw onderneming worden overgedragen. De voorwaarden waaronder dit gebeurt dienen ook in het verkoopcontract gemeld te worden. Net zoals wat de freelancer na overdracht nog wel of niet met het intellectuele eigendom mag doen. Je zou bijvoorbeeld toestemming kunnen geven aan de freelancer om bepaalde teksten of foto’s in zijn/haar portfolio te mogen benoemen.
6. Wat kun je doen als je een freelancer uit de EER wil inhuren?
Ben je als ondernemer op zoek naar een freelancer uit de Europese Economische Ruimte (EER)? Dus uit één van de EU-lidstaten, Zwitserland, Liechtenstein, IJsland of Noorwegen? Dan is het belangrijk om te weten dat de freelancer zichzelf in sommige gevallen bij het Nederlandse Online Meldloket dient aan te melden. Deze online meldplicht geldt alleen voor bepaalde sectoren zoals de bouw, voedingsindustrie, zorg, metaal, schoonmaak, land- en tuinbouw en glazenwasserij. Als Nederlandse opdrachtgever ben jij ervoor verantwoordelijk dat de zelfstandige uit de EER zichzelf correct meldt. Zorg dus dat je dit in samenspraak met de freelancer doet.
Wanneer de freelancer uit de EER een meldplicht heeft, dient hij/zij in ieder geval de eigen identiteit te delen, de identiteit van jou als opdrachtgever, de specifieke sector waarin de werkzaamheden verricht zullen worden, de precieze periode waarin de werkzaamheden worden verricht, het adres van de tijdelijke werkplek en waar de sociale premies betaald zullen gaan worden.
