Het vergelijken van payrollbedrijven: de meest gemaakte fouten
Je bent ondernemer met personeel en zoekt meer flexibiliteit in je personeelsbestand. Ook wil je minder werkgeversrisico’s en minder administratie. Om je heen hoor je wel eens wat over ‘payrolling’. Vervolgens ga je op onderzoek uit. Je komt erachter dat payroll een goede oplossing biedt voor de ontzorging van alles wat komt kijken bij het personeel binnen jouw onderneming. Waar je óók achter komt, is dat er een enorm aanbod van payrollbedrijven is. Alleen hoe weet je nu voor welk bedrijf je moet kiezen? Om ervoor te zorgen dat je kiest voor een eerlijke partij -en prijs –wijzen wij je op de meest gemaakte fouten bij het vergelijken van payrollbedrijven.
Waaruit is een payrolltarief opgebouwd?
Voor we beginnen met vergelijken, kijken we eerst naar het tarief. Er zijn in payrolland heel wat verschillende omrekenfactoren. Voor je een goed vergelijk kan maken is het handig om te weten waar een factor uit kan bestaan. Soms lijkt een tarief een goedkoop, maar blijken er achteraf nog een aantal kostenposten boven water te komen. De meeste payrollbedrijven werken met een omrekenfactor over het bruto uurloon. Deze factor kan bestaan uit reserveringen vakantiegeld, werkgeverspremies, ziektekosten, pensioenlasten en verlofdagen. Maar ook een marge voor het payrollbureau, verzekeringen en scholing kunnen zijn inbegrepen.
Naast de tarieven hanteren sommige payrollbureaus ook nog toeslagen voor aanvangskosten, kostenrisico’s of bijzondere tarieven voor herintreders of re-integratiekandidaten. Tip één is dus: Vraag wat er precies in deze factor verwerkt zit. Zo weet je zeker dat er geen verborgen- en/of administratiekosten achteraf bijkomen.
#1 Het reserveringspercentage
Wanneer je medewerkers op de payroll staan, bouwen zij over elk gewerkt uur vakantiegeld en -dagen op. De hoogte van het vakantiegeld is 8% van het bruto jaarsalaris. Je medewerkers krijgen dit bedrag in mei uitbetaald. Naast dat zij geld opbouwen, bouwen je medewerkers ook vakantiedagen op. Alle medewerkers die fulltime werken hebben standaard recht op 24 vakantiedagen per jaar. Werk je minder? Dan geldt dat je 4 keer het aantal uren dat je per week werkt aan vakantiedagen krijgt.
Let er goed op dat de kosten hiervan worden meegerekend in de omrekenfactor die wordt geboden voor de dienst. Als een aanbieder dit niet doet, lijkt het of er een goedkoper alternatief wordt gegeven. In zo een geval klopt een aanbieder later alsnog aan met de extra kosten. Controleer dus bij het vergelijken van payrollbedrijven of het tarief dat geboden wordt inclusief:
- Reserveringen voor vakantiegeld en vakantiedagen;
- Werkgeverspremies;
- en pensioen is.
#2 De voorwaarden bij ziekteverzuim
Een zieke medewerker is voor iedereen vervelend. Bij veel payrollbedrijven zijn de reserveringen voor ziek personeel inbegrepen in de omrekenfactor. Wees er attent op of er een limiet wordt gesteld aan het ziekteverzuim. De omrekenfactor kan namelijk worden verhoogd wanneer dit limiet wordt overschreden.
#3 Waar moet ik nog meer op letten bij het vergelijken van payrollbedrijven?
Naast het ziekteverzuim, het vakantiegeld en de vakantiedagen zijn er nog een aantal andere kostenposten om rekening mee te houden. Kijk bij het maken van een goede payroll vergelijking tenminste of volgende factoren worden meegenomen:
- De werkgeverslasten zoals pensioen en de belasting;
- Sociale premies (deze dienen voor iedereen gelijk te zijn);
- De verlaagde factor over brutovergoedingen en toeslagen;
- Een verlaagde factor voor studenten;
- Het 1 op 1 doorberekenen van pensioenpremies, netto onkostenvergoedingen, reiskosten en declaraties.
Is één van de bovenstaande punten niet inbegrepen in het tarief van de offerte? Dan zijn dit vaak verborgen kosten.
#4 Financiële zekerheid
Tenslotte raad ik aan om goed te kijken of een payrollbedrijf volledig gecertificeerd is. Zo is het verstandig om na te gaan of de organisatie:
- NEN 4400-1 gecertificeerd is;
- Lid is van een brancheorganisatie zoals de NBBU;
- Een G-rekening heeft;
- Beschikt over een verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst.
Hulp nodig?
Ga jij een payrollbedrijf kiezen en heb je hulp nodig bij de vergelijking? Wij helpen je graag verder. Neem contact met ons op door te reageren onder onze blogpost op de website, of door te reageren via één van onze social media kanalen. Dan nemen wij zo snel mogelijk contact op.
