Makkelijk een personeelsplanning maken, 5 tips!
Ben je als ondernemer of HR-manager actief in branches zoals de beveiliging, horeca of transport? Dan weet je dat het maken van een personeelsplanning een lastig tafereel kan zijn. Dit omdat je medewerkers veel verschillende diensten draaien, onderling wisselen, specifieke wensen hebben en niet altijd beschikbaar zijn. Een goed georganiseerde planning voor je medewerkers biedt de oplossing. Maar hoe kun je nou echt makkelijk een personeelsplanning maken? Wij geven 5 tips.
Tip #1: Neem de wensen van je medewerkers vroegtijdig door
Neem de specifieke wensen van medewerkers ruim voordat je het nieuwe rooster maakt met ze door. Gaat er iemand op vakantie, kan iemand een dagje niet, of wilt iemand een vaste halve dag draaien vanwege een studie? Zorg ervoor dat je dit vroegtijdig te horen krijgt. Uiteraard kan het zijn dat er een medewerker door omstandigheden een dag niet is, maar zo zorg je ervoor dat je op de best mogelijke manier voorbereid bent.
Tip #2: Voorkom onder- en overbezetting
Voorkom onder- en overbezetting door het juiste aantal medewerkers op het juiste moment in te plannen. Hoe je dit doet? Door duidelijk op papier te zetten wat je drukke en minder drukke periodes zijn. Zo kun je piek- en daluren op een dag of bepaalde drukke seizoenen hebben. Neem bijvoorbeeld de evenementenbranche. In deze branche weet je eigenlijk al dat je tijdens het festivalseizoen van april tot en met eind september meer personeel dan buiten het seizoen nodig hebt.
Tip #3: Zorg dat iedereen zijn wijzigingen zelf kan doorgeven en inzien
Bij tip #1 raadde ik al aan om de wensen van je medewerkers vroegtijdig met ze door te nemen. Wat nog beter is, is dat zij zelf hun wijzigingen kunnen doorgeven en inzien. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van een personeelsplanning tool of applicatie die online te gebruiken is. Zo zien je medewerkers ook de wijzigingen en eventuele absentie van hun collega’s.
Tips #4: Geef deadlines voor het doorgeven van wijzigingen
Geef deadlines aan je medewerkers voor het doorgeven van wijzigingen in het rooster. Het is natuurlijk niet ideaal als een medewerker een dag van tevoren doorgeeft dat hij of zij morgen maar een half dagje kan werken. Geef medewerkers bijvoorbeeld een deadline van minimaal een week om wijzigingen in het rooster door te geven.
Tip #5: Communiceer over de personeelsplanning
Makkelijk een personeelsplanning maken gaat niet vanzelf. Is het toch gelukt om de planning te maken? Communiceer dit dan duidelijk om ervoor te zorgen dat iedereen weet wanneer hij of zij verwacht wordt. De beste manier om dit te doen is naar onze mening via een planning die direct voor iedereen in te zien is. Kies de tool die bij je past om dit te kunnen realiseren.
Vragen of opmerkingen?
Heb je vragen of opmerkingen over onze blog? Laat het ons weten door te reageren onder de blogpost op onze website, of via één van onze social media kanalen.
